Leistungen erfassen

Über den Menüpunkt Belege / Leistung / Leistungen erfassen haben Sie die Möglichkeit, für Kunden erbrachte Leistungen Ihrer Mitarbeiter, die später berechnet werden sollen, zu erfassen.

Die Berechnung der Leistungen können Sie über den Menüpunkt Belege / Leistung / Verrechnungsassistent vornehmen.

Sie können die vorhandenen Leistungspositionen aber auch bei der Erfassung von Kundenbelegen mit der Belegfunktion in diese einfügen.

Abbildung 1.812: Leistungen erfassen

Allgemein

Eine neue Leistung erfassen Sie über den Schalter Neu.

Tragen Sie den Mitarbeiter, den Kunde und das Datum ein. Soll die Leistung einem Projekt zugeordnet werden, können Sie es im Eingabefeld Projekt auswählen. Dabei werden nur offene Projekte des gewählten Kunden oder freie Projekte zur Auswahl angeboten.

Wird ein freies Projekt mit einem abweichenden Kunden ausgewählt, erscheint eine Abfrage, ob der aktuelle Kunde ersetzt werden soll.

Leistung

Im Feld Artikel können Sie nur speziell gekennzeichnete Leistungsartikel verwenden. Bezeichnung, Zusatz und Langtext werden nach Auswahl vom Artikel übernommen, können aber geändert werden.

Abbildung 1.813: Leistungsartikel

Ist zum Artikel eine Fremdsprachenbezeichnung erfasst und ist der Leistungsposition diese Sprache zugeordnet, werden anstelle der Artikelstammdaten Bezeichnung, Zusatz und Langtext in dieser Sprache in die Leistungsposition eingefügt.

Die Leistungen können Sie mengen- oder zeitmässig erfassen.

Die Preise müssen der Leitwährung des Mandanten und dem Preistyp (Brutto, Netto) des gewählten Kunden entsprechen. Bei Kunden mit Fremdwährungspreisen wird der vorgeschlagene Preis entsprechend in die Leitwährung umgerechnet.

Der Verrechnungsassistent wandelt diesen Preis für den Beleg wiederum in die Kunden-bzw. Belegwährung um. Hierbei werden die Währungskurse entsprechend der Festlegung in den Mandanteneinstellungen verwendet.

Extern / Intern

Der Unterschied zwischen externer und interner Leistung besteht darin, dass die externe Leistung über den Verrechnungsassistent berechnet wird, die interne dagegen für die Auswertung der Mitarbeiterauslastung verwendet wird. Unterschiedliche Eingaben können z.B. Sinn machen, wenn Sie dem Kunden immer volle Stunden berechnen, intern aber den genauen Zeitbedarf auswerten möchten.

Stoppuhr - Zur Ermittlung der Leistungszeiten können Sie die Stoppuhr nutzen. Einmal gestoppte Zeiten können entweder mit Weiter fortgesetzt oder über Reset zurückgesetzt werden.

Abbildung 1.814: Stoppuhr

Über die Zusatzfunktion können Sie die Anzeige aktivieren und die gewünschten Einstellungen zur Übernahme der gestoppten Zeiten vornehmen.

Abbildung 1.815: Maske anpassen

Leistungserfassung erfasste Positionen – gestoppte Zeiten fortsetzen

In der Leistungserfassung können Zeiten, die über die Stoppuhr erfasst und noch nicht verrechnet wurden, fortgesetzt werden. Die Anzeige der Stoppuhr ist auf 24 Stunden beschränkt. Die Speicherung der Dauer erfolgt tagesübergreifend. Bei einer Übernahme der Stoppuhrdauer in die Positionsmenge sind so auch die Zeiterfassungen über beliebig viele Tage möglich. Hierfür wurde die Tabelle Leistungen um die Spalte Stoppuhrdauer ergänzt.

Rabatt

Sie können auf die Leistungsposition auch einen Rabatt gewähren. Soll die Leistungsposition zwar im Verrechnungsbeleg erscheinen, aber ohne Preis berechnet werden, schalten Sie die Option aus. Dadurch erhält die Position automatisch einen Rabatt in Höhe von 100 % und wird ggf. im Beleg mit Gesamtpreis 0,00 berechnet.

Kostenstelle/-träger - In diesen Feldern werden die / der Kostenstelle/-träger, welche Sie beim Kunden hinterlegt haben, vorgeschlagen.

Sie können für die Leistungsposition geltend beliebig geändert werden.

Nach Auswahl eines Projekts, eines Kunden und nach Artikelauswahl werden die Daten entsprechend aktualisiert, wobei die Priorität Artikel, Projekt, Kunde gilt.

Hinweis: Getätigte Eingaben können für die weitere Erfassung festgehalten werden. Die Festlegungen dazu treffen Sie ebenfalls über die Funktion Maske anpassen.

Die Festlegungen dazu treffen Sie über Maske anpassen im Funktionsmenü .

Zur Optimierung der Leistungserfassung können Sie die Eingabereihenfolge der einzelnen Felder festlegen, indem Sie ein Feld markieren und mit den Pfeilsymbolen entsprechend verschieben.

Ausserdem können Sie festgelegen, ob ein Feld beim Navigieren in der Maske übersprungen und/oder sein Inhaltswert für weitere Datensätze festgehalten werden soll.

Die Einstellungen lassen sich auch per Doppelklick direkt ändern. Standardmässig rot dargestellte Einträge sind nicht änderbar.

Über das Icon Standard können Sie die Einstellungen auf den Originalzustand des Programms zurücksetzen.

Auf der Seite Optionen können Sie ausser zur Stoppuhr weitere Einstellungen vornehmen, z.B. dass beim Öffnen der Leistungserfassung das Feld Mitarbeiter mit dem Mitarbeiter lt. angemeldetem Benutzer vorbelegt wird.

Hierfür muss dem Mitarbeiter in den Stammdaten ein Benutzerkürzel zugeordnet sein und es darf für das Feld nicht die Option Wert festhalten eingestellt sein.

Weiterhin können bereits erfasste Zeiten, summiert je Mitarbeiter und Tag, in der Maske Leistungserfassung angezeigt werden.

Freie Felder - Mit der Tastenkombination [Alt] + [F11] bzw. über das Funktionsmenü [F12] können Sie die Anzeige des Eingabebereichs zu den Freien Feldern einstellen.

Extrafelder - Sie können zu den Leistungspositionen nur Extrafelder anlegen und bearbeiten, wenn diese über Vorgabewerte für die Tabelle angelegt wurden.

Das Einfügen in diesen zusätzlichen Maskenbereich erfolgt in allen Datenmasken, für die Extrafelder vorgesehen sind, gleich. 

Über das Kontextmenü können Sie die Extrafelder aufnehmen, vorhandene neu platzieren oder löschen.

Mit der Tastenkombination [Alt] + [F10] können Sie den Eingabebereich zu den Extrafeldern entweder temporär aufrufen oder die Anzeige über das Funktionsmenü dauerhaft einstellen.

Tabelle der erfassten Leistungen - Alle erfassten Leistungspositionen werden in einer Tabelle im unteren Maskenbereich dargestellt. Per Doppelklick auf einen Eintrag können Sie diesen zur Bearbeitung aufrufen.

In den Spalten Belegtyp und Belegnummer erhalten Sie die Information darüber, in welchem Beleg die Leistung verrechnet wurde.

Über die Kontextbezogenen Programmfunktionen im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf einen ausgewählten Eintrag (Spalte BelegpKennung) können Sie u.a. auch in den entsprechenden Verrechnungsbeleg wechseln.

Eine Leistungspositionsliste können Sie über den Schalter drucken und eine Auswertung der Mitarbeiterleistungen erhalten Sie über den Menüpunkt Auswertungen / Leistungen / Mitarbeiter Auslastungsstatistik.

Weitere Funktionen stehen über zur Verfügung:

Siehe auch:
Funktionalität in Stammdatenmasken
Funktionalität in Tabellen