Belegerfassung

Sie können in SelectLine Mobile Eingangs- und Ausgangsbelege erfassen und diese in den SelectLine Auftrag transferieren. Das Grundprinzip setzt dabei auf einen entkoppelten Prozess, bei dem die Daten nicht direkt in die Datenbank geschrieben werden, sondern in einen Transfer-Puffer. Die erfassten Belege müssen dann von einem Benutzer des SelectLine Auftrag über die Schnittstelle zum Importieren von Belegen aus SelectLine Mobile manuell übernommen oder verworfen werden.

Bei Ausgangsbelegen wird immer der Kalkulationspreis angezeigt (z.B. gemäss der Preisgruppe des Kunden). Dabei werden auch die Mandanteneinstellungen berücksichtigt. Der Preis kann beim Erfassen des Beleges geändert werden. Bei Eingangsbelegen können Sie den Preis manuell hinterlegen, welchen Sie mit Ihren Lieferanten ausgehandelt haben. Belegaufschläge werden bei der Belegerfassung berücksichtigt.

Um einen neuen Beleg zu erfassen, wählen Sie auf der Hauptseite den Menüpunkt Belegerfassung. Sie erhalten eine Übersicht über alle Belegarten, die mit SelectLine Mobile erfasst werden können. Alternativ gelangen Sie auch im Menüpunkt Belege bzw. in der tabellarischen Übersicht einer bestimmten Belegart über den Menüpunkt Neuen Beleg erfassen direkt zur Belegerfassung.

Folgende Belege können mit SelectLine Mobile erfasst werden:

Eingangsbelege

• Anfrage
• Bestellung
• Wareneingang
• Eingangsrechnung
• Lieferantengutschrift

Ausgangsbelege

• Offerte Interessent
• Offerte Kunde
• Auftrag
• Packzettel
• Lieferschein
• Teilrechnung
• Rechnung
• Gutschrift

Interne Belege

• Wartungsverträge
• selbst definierte Belegarten
• RMA-Vorgänge

Inventuren und manuelle Lagerbuchungen können nicht als Belegtyp über SelectLine Mobile erfasst und in den SelectLine Auftrag transferiert werden.

Wählen Sie die gewünschte Belegart aus. Sie gelangen zur Eingabemaske für neue Belege. Diese ist für alle Belegarten identisch.

Wählen Sie zunächst eine Adresse aus, für die dieser Beleg erstellt werden soll. Je nach Belegart können Sie Kunden, Lieferanten oder Interessenten auswählen. Dabei werden die im SelectLine Auftrag hinterlegten Informationen zur ausgewählten Adresse geladen, wie Vertreter, Preisoptionen, Rabatte oder Lieferbedingungen bzw. Versandkosten. Bei Bedarf können Sie diese für jeden neuen Beleg individuell anpassen. Ebenso werden Kopf- und Fusstext für Belege aus den Mandanteneinstellungen geladen und können für diesen Beleg bearbeitet werden.

Wählen Sie anschliessend über den Menüpunkt Artikel hinzufügen die gewünschten Artikel für diesen Beleg aus. Artikelbezeichnung, Artikelzusatz sowie Menge, Preis und Rabatt können bei Bedarf für jeden Artikel angepasst werden. Bei der automatischen Preisberechnung wird zusätzlich angezeigt, worauf der berechnete Preis dieses Artikels basiert.

Speichern Sie den Beleg mit einem Klick auf Speichern. Sie können einen Beleg auch mit Unterschrift speichern. Dazu wird Ihnen ein Unterschriftenfeld in einer Übersicht des Belegs angezeigt, in der keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

Nach dem Speichern eines Beleges gelangen Sie zu einer gesonderten Druckansicht.

Mehrfachauswahl Artikel - Bei der Erfassung eines Beleges können Sie nun mehrere Artikel auswählen und gleichzeitig dem Beleg hinzufügen.

Belege direkt erfassen

Sie können entscheiden, ob Sie Belege zunächst in Mobile erfassen, an die Transferschnittstelle zur Verarbeitung senden und diese erst beim anschliessenden Import in den Auftrag bereitstehen oder ob Sie Belege direkt in Mobile erfassen und damit live einen Beleg im Auftrag erzeugen.

Die Einstellung dafür befindet sich unter Persönliche Einstelllungen / Einstellungen zur Belegerfassung und lautet Direkt in Auftrag anlegen.

Indem Sie die Option aktivieren, werden alle Belege bis auf den internen Wartungsvertrag direkt in der Datenbank angelegt. Die Nutzung von direkten Belegen erfordert beim Erfassen der Belegpositionen zusätzliche Angaben speziell bei lagernden Belegen mit lagernden Artikeln. Hier wird die Angabe des Lagers und von eventuell verwendeten Serien- und Chargennummern benötigt, um eine Position erfolgreich hinzufügen.

Damit die Bearbeitung einer Position übersichtlich erfolgt, öffnet sich jetzt nur noch die ausgewählte Option zur Bearbeitung.

Belege zwischenspeichern

In SelectLine Mobile besteht die Möglichkeit, die Belegerfassung zu beginnen und dann zunächst zu pausieren, um zu einem späteren Zeitpunkt mit der Bearbeitung fortzufahren. Die pausierten Belege befinden sich in der Liste der in SelectLine Mobile erzeugten Belege. Beim Belegimport in den SelectLine-Auftrag werden die pausierten Belege nicht zur Übernahme angeboten.

Mehrfachauswahl Artikel - Bei der Erfassung eines Beleges können Sie mehrere Artikel auswählen und gleichzeitig dem Beleg hinzufügen

Belegtransfer in den Auftrag

Nachdem Sie den Beleg erstellt und gespeichert haben, erfolgt der Transfer in den SelectLine Auftrag. Wählen Sie dort den Menüpunkt Schnittstellen / SelectLine Mobile / Import. Unter dem Menüpunkt Alle neuen Belege werden Ihnen alle in SelectLine Mobile erfassten Belege angezeigt. Sie haben dort die Möglichkeit nach offenen, übernommen, verworfenen oder fehlerhaften Belegen zu filtern. Durch Markieren eines Beleges können Sie im unteren Abschnitt die Übernahmedetails überprüfen. Für die Übernahme in den Auftrag werden Ihnen drei Auswahlmöglichkeiten angeboten:

• Übernehmen
  Der Beleg wird sofort in den SelectLine Auftrag übernommen.
• Übernehmen und Beleg öffnen
  Der Beleg wird sofort in den SelectLine Auftrag übernommen und geöffnet, so dass Sie noch Änderungen vornehmen können.
• Verwerfen
  Wenn Sie einen Beleg verwerfen (z.B. auf Grund einer fehlerhaften Erfassung in SelectLine Mobile), können Sie im Nachgang den Beleg noch einmal übernehmen.
• Erzeugten Beleg öffnen
  Damit können Sie einen aus SelectLine Mobile importierten Beleg öffnen.

Hinweis: Zuschlagsartikel werden erst nach der Übernahme des Beleges in den Auftrag automatisch eingefügt. Sollte z.B ein Kunde im Auftrag eine Belegsperre hinterlegt haben, wird Ihnen das bei der Übernahme in den Auftrag als Fehler angezeigt.

Hinweis: Solange Belege nicht über die Schnittstelle des SelectLine Auftrag übernommen wurden, können daran keine Änderungen vorgenommen werden. Das betrifft auch das nachträgliche Erfassen von Unterschriften. Im Gegensatz dazu können in SelectLine Mobile erfasste Belege aus SelectLine Mobile heraus nur dann verworfen werden, so lange sie noch nicht in den SelectLine Auftrag übernommen wurden.

Lagerplatzauswahl in direkter Belegerfassung

Beim Erfassen von direkten Belegen in SelectLine Mobile steht eine umfangreichere Lager- bzw. Lagerplatzauswahl zur Verfügung. Konnte zuvor nur das Lager ausgewählt werden, ist es jetzt auch möglich bis zum Lagerplatz zu navigieren.

Preisgruppe in Belegerfassung ausblenden

Den Abschnitt zur Darstellung der Informationen aus der Preisgruppe können für die Belegerfassung deaktiviert werden.

Zum Ausblenden des Abschnitts gehen Sie in die Einstellungen / Einstellungen zur Belegerfassung und deaktivieren dort die Option Preisgruppe anzeigen.