Kontoänderungsassistent

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Die Konten werden in den Stammdaten, Steuerschlüsseln, Buchungen, Stapelbuchungen (auch in wiederkehrenden Stapeln), Kostensätzen und Kontenplänen, in der OP-Verwaltung und in der Anlagenbuchhaltung angepasst. In der Kostenrechnung werden Kostenarten mit nummerischer Bezeichnung geändert. In den Mandanteneinstellungen unter Optionen und unter Mahnungen / Gebühren und Zinsen werden zusätzlich alle verwendeten Konten angeglichen.

Wenn Adressnummer und Personenkonto synchron sind, dann wird auch die Adressnummer (KLNr) geändert.

Davon ausgenommen sind im Kontenstamm das DATEV- und das Konsolidierungskonto - diese werden nicht angeglichen.

Achtung!

Bei gekoppelten Mandanten muss der Kontoänderungsassistent immer aus dem Rechnungswesen aufgerufen werden. Zusätzlich erscheint ein Hinweis, dass es sich bei dem Mandanten um keinen reinen Rechnungswesenmandanten handelt.

Um eine Umstellung vorzunehmen, sind exklusive Benutzerrechte nötig.

Das Update der Tabellen erfolgt jahresübergreifend.

Es werden immer alle Tabellen des Mandanten angepasst (z.B. inklusive den Tabellen des Auftrages).

Nach dieser Kontenänderung ist weiterhin ein Abgleich mit dem Standardvorlagemandanten möglich.

Sollte der Mandant mit Cloud-Diensten verbunden sein, ist eine Anpassung der Kontenstelligkeit nicht möglich.

Sachkonten

Es wird die aktuelle Sachkontenlänge des Mandanten angezeigt. Eine neue Sachkontenlänge kann festgelegt werden. Diese kann sowohl grösser aus auch kleiner gegenüber der aktuellen sein.

Die maximale Kontenstelligkeit beträgt 8 und die minimale 4.

Dabei werden bei der Erhöhung / Reduzierung von Sachkonten immer rechts Stellen / Nullen angefügt bzw. rechts Stellen abgeschnitten (Standardverhalten Suffix).

Bei der Erhöhung / Reduzierung von Personenkonten kann optional zwischen zwei Varianten gewählt werden - dem Sachkontenstandard Suffix und dem freiwählbaren Präfix.

Personenkonten

Bei der Anpassung der Personenkonten kann zwischen den beiden Optionen "Personenkonto mit Nullen auffüllen" oder "Personenkonto Präfix voranstellen" unterschieden werden. Die neue Personenkontenlänge ist immer eins grösser als die Sachkontenlänge.

Personenkonto mit Nullen auffüllen / Stellen von rechts entfernen

Die Stelligkeit der Personenkonten wird, wie bei den Sachkonten, durch ein Rechts-Anfügen/Entfernen von Stellen erreicht.

Personenkonten Präfix voranstellen / Stellen von links entfernen

Für Debitoren und Kreditoren ist die Eingabe eines separaten Präfix frei - die Stellen werden links vorangestellt.

Kostenarten

An dieser Stelle kann festgelegt werden, ob eine Anpassung der Kostenarten ebenfalls erfolgen soll. Ist im Mandanten definiert, dass die Kostenarten den Sachkontennummern entsprechen, empfiehlt sich die Aktivierung dieser Option.

Datensicherung

Es erfolgt eine Weiterleitung zum SelectLine Server und der Möglichkeit, eine manuelle Datensicherung durchzuführen (dringend empfohlen!).

Hinweis: Für das Anlegen bzw. Laden von Datensicherungen sind die Rechte für die Anwendung Server erforderlich.

Fortschrittsdialog

Bei einer Anpassung der Kontenstelligkeit erscheint ein Fortschrittsdialog. Dieser zeigt den aktuell ausgeführten Arbeitsschritt an. Nach Abschluss aller notwendigen Schritte steht ein Protokoll zur Verfügung. Darin enthalten sind alle Anpassungen der Konten über alle Wirtschaftsjahre. Wichtig hierbei sind vor allem die Felder "altes Konto", neues Konto sowie alte Kontonummer, neue Kontonummer. Bei einer Speicherung des Protokolls ist dieses unter Auswertung / Fehlerprotokolle wiederzufinden.

Kontoänderungsassistent ab Version 25.4 SelectLine neo

Kontoänderungsassistent

Die Funktionen des Kontoänderungsassistenten wurden in der Version 25.4 grundlegend überarbeitet. Ein neu gestalteter Dialog sorgt für mehr Transparenz bei der Anpassung der Kontenstelligkeit. Darüber hinaus ist es möglich, den Produktivmandanten mit dem Vorlagemandanten zu aktualisieren, ohne die Kontenstelligkeit im Vorlagemandanten anpassen zu müssen. Dadurch entfällt die bisher notwendige Anpassungen zum Jahreswechsel.

Neuer Dialog zur Anpassung der Kontenstelligkeit

Der neue Eingabedialog zur Kontenstelligkeit bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl die Länge der Sach- als auch der Personenkonten individuell festzulegen. Zusätzlich können Sie optional die Kostenarten anpassen. Mit dem Parameter Neue Sachkontenlänge legen Sie fest, wie viele Stellen die Sachkonten nach der Aktualisierung haben sollen. Beachten Sie, dass mindestens vier Stellen erforderlich sind.

Bei der Anpassung der Personenkonten können Sie das Konto wahlweise mit Nullen auffüllen oder ein Präfix voranstellen. Die Präfix-Option empfiehlt sich insbesondere, wenn Debitoren oder Kreditoren ausserhalb des vorgesehenen Nummernkreises angelegt wurden.

Mit der Checkbox Kostenarten anpassen können Sie entscheiden, ob die Kostenarten ebenfalls angepasst werden sollen. Ist im Mandanten definiert, dass die Kostenarten den Sachkontennummern entsprechen, empfiehlt sich die Aktivierung dieser Option.

Vor jeder Anpassung der Kontenstelligkeit wird empfohlen, eine Datensicherung durchzuführen.

Protokollausgabe nach der Aktualisierung

Nach Abschluss der Aktualisierung mit dem Kontenänderungsassistenten können Sie das zugehörige Protokoll einsehen. Dieses Protokoll listet sämtliche Konten für jedes Wirtschaftsjahr übersichtlich auf und zeigt detailliert, wie Sach- und Personenkonten im Rahmen der Aktualisierung angepasst wurden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Protokoll zu speichern. Bei aktivierter Option steht Ihnen das Protokoll nach der Aktualisierung im Bereich Auswertungen / Fehlerprotokolle zur Verfügung.

Datenaktualisierung mit abweichender Stelligkeit

In den Stammdaten der Konten wurden neue Eingabefelder eingeführt, die es ermöglichen, ein Referenzkonto aus dem Vorlagemandanten zu hinterlegen. Standardmässig ist dieses Feld mit dem Konto des Vorlagemandanten vorbelegt, wobei die Kontenstelligkeit bereits angepasst ist. Wird im Produktivmandanten der Kontoänderungsassistent ausgeführt und die Stelligkeit beispielsweise um eine Stelle erhöht, erscheint im Konto „84000“ das entsprechende Referenzkonto „8400“ aus dem Vorlagemandanten, sofern dort vierstellige Sachkonten verwendet werden.

Ändert sich die Bezeichnung eines Kontos wie „8400“ im Vorlagemandanten, werden diese Änderungen bei der Datenaktualisierung automatisch übernommen – unabhängig von der unterschiedlichen Kontenstelligkeit.

Gleiches gilt für neu hinzugefügte Konten: Wird etwa das Konto „9055 – Offene Posten aus 2025“ im Vorlagemandanten für das Jahr 2025 angelegt, kann dieses unter Berücksichtigung der Kontenstelligkeit ebenfalls automatisch in den Produktivmandanten übernommen werden. Das System erkennt anhand der Mandantendaten, ob der Produktivmandant eine erhöhte Stelligkeit aufweist, und fügt beim Aktualisieren die erforderliche Null automatisch hinzu.

Die Aktualisierung mit abweichender Stelligkeit erstreckt sich auf sämtliche Stammdaten, in denen Konten hinterlegt sind. So können beispielsweise der Anlagespiegel, Buchungsfunktionen, Kontenzuordnungen der E-Bilanz, Kontenpläne, Steuerschlüssel sowie USt-VA-Zuordnungen aus dem Vorlagemandanten übernommen werden – selbst, wenn sich die Anzahl der Stellen zwischen Produktiv- und Vorlagemandant unterscheidet. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einzelne Konten gezielt von der Datenaktualisierung auszuschliessen. Hierfür wurde die neue Option Individuelles Konto eingeführt.