Debitoren / Kreditoren

Die Hauptstammdaten der OP-Verwaltung sind die Debitoren und Kreditoren bzw. Kunden und Lieferanten. Sie erreichen die entsprechenden Tabellen über Offene Posten / Personendaten / Debitoren bzw. Offene Posten / Personendaten / Kreditoren.

synchron

Vor dem Arbeiten mit Offenen Posten sollten Sie sich schlüssig sein, ob Sie Ihre OP-Stammdaten mit den Kontendaten synchronisieren wollen oder asynchron arbeiten. Diese Einstellung treffen Sie in den Mandanteneinstellungen (siehe Abschnitt Mandant - Einstellungen) bzw.(siehe Abschnitt Mandant Neu). Bei synchroner Arbeitsweise wird mit dem Erfassen eines Debitoren oder Kreditoren automatisch das Personenkonto unter Stammdaten / Konten mit identischer Kontonummer angelegt (siehe Abschnitt Seite Konto). Daher sollten Kunden bzw. Lieferanten immer zuerst über die OP-Verwaltung erfasst werden.

Hinweis: Für im SelectLine Auftrag angelegte Stammdaten werden mit dem ersten Direkt- bzw. COM-Export die entsprechenden Personenkonten angelegt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, in den Kontenstammdaten über das Funktionsmenü Personenkonten anlegen zu lassen. D.h. besteht das Fibukonto noch nicht, aber der Kunde bzw. Lieferant existiert in den Stammdaten, können die Kontenstammdaten entsprechend ergänzt werden.

asynchron

Sollen die Adressnummer und das Personenkonto nicht identisch sein, arbeiten Sie asynchron. Das entsprechende Personenkonto muss dann als Fibukonto in den Debitoren- bzw. Kreditorenstamm eingetragen werden. Dieses Konto müssen Sie vorher manuell angelegen. So kann z.B. eine Gruppe von Debitoren ein gemeinsames Fibukonto nutzen.

Nummer - Die Debitor- bzw. Kreditorennummer kann maximal 13-stellig sein. Dabei sind sowohl numerische als auch alphanumerische Angaben erlaubt.

Debitorische Kreditoren - Bestehen Forderungen gegenüber einem Lieferanten aus einer erbrachten Leistung in Form von Gutschriften bzw. Überzahlungen (definitorisch Kreditoren) oder Verbindlichkeiten gegenüber einem Kunden auf Grund von Gutschriften oder Überzahlungen (kreditorische Debitoren) besteht die Möglichkeit, dem Debitor einen entsprechenden Kreditor zuzuweisen bzw. diesen anzulegen oder dem Kreditor einen entsprechenden Debitor zuzuweisen oder anzulegen. Sind bereits Kontaktdaten für den anzulegenden oder zuzuordnenden Datensatz vorhanden kann festgelegt werden, ob die entsprechenden Details übernommen ober gelöscht werden sollen.

Bei der Verrechnung debitorischer Kreditoren kann die bekannte Funktionalität aus der OP-Verwaltung verwendet werden, sodass die Verrechnung ohne grossen Aufwand automatisch vorgeschlagen wird und zur Bearbeitung bereitsteht.

Die Kopplung der Debitoren und Kreditoren kann über Einstellungen / Zusatzfunktionen oder (F12) zurückgenommen werden.

Hinweis: Bei der Neueinrichtung sollten die Stammdaten datevkonform – Kunden ab 10000 und Lieferanten ab 70000 – gebildet werden.

Handelt es sich bei einem Mandanten um einen Auftrags- und Rewe-Mandanten, greifen beide Programme auf denselben Kunden- und Lieferantenstamm zu.

Die Information zu den Kunden und Lieferanten werden auf mehreren Seiten erfasst. Der Wechsel zu den jeweiligen Punkten erfolgt über eine Baumstruktur im linken Maskenbereich.

Wollen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten buchen und Offene Posten verwalten, müssen Sie Debitoren und Kreditoren anlegen.

Nummer - ist das Schlüsselfeld der Debitoren /Kreditoren.

Wenn für den Mandanten unter Mandanteneinstellungen / Optionen Konto- und Adressnummer synchronisieren eingestellt ist, wird mit dem Anlegen eines neuen Debitoren / Kreditoren automatisch ein neues Personenkonto mit der Adressnummer als Kontonummer angelegt. 

Hinweis: Ist ein Mandant als Auftrags- und Fibu-Mandant angelegt, sind Kunden und Debitoren ein identischer Datenbestand, Lieferanten und Kreditoren ebenso.

Um den o.g. Fibu-Automatismus zu nutzen, sollten neue Kunden und Lieferanten in der Fibu angelegt werden. Für im Auftrag neu Aufgenommene, wird erst mit dem Direktexport das entsprechende Personenkonto angelegt. 

Kreditor anlegen / zeigen - Soll ein Debitor gleichzeitig auch ein Kreditor sein oder umgekehrt, können Sie mit dem Schalter den jeweils anderen Datensatz anlegen oder ihn einem bereits angelegten zuordnen.

Debitor und Kreditor nutzen ab dann den selben Adressdatensatz.

Typische, den jeweils anderen Personenkreis betreffende Daten müssen überprüft und ggf. manuell erfasst / geändert werden.

Ist ein jeweils anderer Datensatz angelegt, wechselt die Beschriftung des Schalters auf und die Nummer des anderen Datensatzes wird Ihnen neben dem Schalter angezeigt.

Durch Klick auf den Schalter rufen Sie die Stammdatenmaske des zugehörigen anderen Datensatzes auf.

Hinweis: Über das Funktionsmenü Einstellungen und Zusatzfunktionen [F12] haben Sie mit der Funktion Kopplung mit Kreditor / Debitor... aufheben die Möglichkeit, die Zuordnung zu einem anderen Datensatz (debitorischer Kreditor) wieder aufzuheben.

Dabei wird für den jeweils aktiven Stammdatensatz ein neuer leerer Adressdatensatz angelegt und die Stammdaten müssen neu erfasst werden.

Angaben und Festlegungen zu Debitoren und Kreditoren werden auf mehreren Seiten erfasst.

Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird über eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert.

• Adresse
• Kontaktadressen
• Zahlungskonditionen
• Verband
• Kontoauszug
• Mahnhistorie (nur Debitoren)
• Text
• Freie Felder
• Journal
• Datenschutz
• Extrafelder
• Archiv

Zusatzfunktionen

• Einstellungen [F6]
• Journal
• Bilder
• Dokumente
• Adress-Export

Seite Adresse

Auf der Seite Adresse werden die Adressdaten sowie die Kommunikationsverbindungen des Kunden bzw. Lieferanten verwaltet.

In den Stammdaten / Kreditoren und Stammdaten / Debitoren können jetzt Debitoren / Kreditoren dieselbe Adresse (Zusammenführen) benutzen, was u.U. bei fehlendem CRM-Modul eine Doppelerfassung erspart.

Dies kann durch das Neuanlegen oder die Auswahl eines Stammdatensatzes mit im Kreditoren- bzw. mit im Debitorenstamm erreicht werden.

Wird auf den erwähnten Schalter geklickt, öffnet sich nach Betätigung von der bekannte Dialog Datensatz anlegen mit der nächsten freien Nummer, um einen neuen Lieferanten zu eröffnen, in dem dieselben Daten des Kunden übernommen werden.

Weiter kann anstelle von mit ein bestehender Lieferant / Kunde oder Debitor / Kreditor aus der sich öffnenden Auswahlliste zugeordnet werden.

Sind für den ausgewählten Datensatz Kontaktadressen vorhanden, kann festgelegt werden, ob diese übernommen oder gelöscht werden sollen.

Für die Felder Briefanrede und Anrede speichert das Programm Ihre letzten Eingaben. Über den Auswahlschalter können diese dann wieder abgerufen werden.

Hinweis: Für Auswertungen wird Bezug auf das Feld Firma genommen. Ist dieses nicht befüllt wird die Eingabe im Feld Namen geprüft und darauf zurückgegriffen.

Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, E-Mail- oder Internetverbindung werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Programme gestartet. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Sie in die Maske zur Telefon-Konfiguration.

Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie unter Abschnitt Tapi-Konfiguration im SelectLineSystem-Handbuch.

MWST-/USt-ID - Erfassen Sie die Mehrwertsteuer-Nummer. Die Eingabe wird beim Speichern der Daten auf ihre Richtigkeit geprüft.

Geben Sie die Steuernummer des Kunden bzw. Lieferanten an. Sie muss z.B. in Rechnungen und Gutschriften mit angedruckt werden.

Eigene Nr. - Die eigene Nummer ist die Lieferantennummer, unter der Sie beim Kunden geführt werden bzw. die Kundennummer, unter der Sie beim Lieferanten erfasst sind.

Sprache - Die Angabe der Sprache ist notwendig, wenn über die Sprache Fremdsprachentexte selektiert werden sollen. Zur Auswahl stehen Ihnen alle unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / Sprachen hinterlegten Datensätze.

Währung - Die Mandantenwährung wird Ihnen als Vorgabewert für die Währung vorgeschlagen. Handelt es sich um ein Fremdwährungskunden bzw. -lieferanten können Sie über den Auswahlschalter aus der Währungstabelle unter Stammdaten / Konstanten / Währungen die entsprechende Fremdwährung wählen. Existiert das Personenkonto zu dem Kunden bzw. Lieferanten noch nicht, wird dieses beim Speichern als Fremdwährungskonto angelegt.

Fibukonto - Bei asynchroner Arbeitsweise geben Sie das Personenkonto an, auf welchem der Debitor bzw. Kreditor geführt werden soll. Diese Eingabemöglichkeit steht Ihnen zur Verfügung wenn die KLNr ungleich dem Personenkonto sein soll.

Mitarbeiter - Als Mitarbeiter können Sie den Betreuer des Kunden eintragen, er hat nur informellen Charakter.

Vertreter - Der Vertreter wird in der Provisionsabrechnung (SelectLine Auftrag) am Umsatz dieses Kunden beteiligt. Er wird bei der Anlage eines neuen Offenen Postens automatisch in den OP übernommen.

Kostenstelle / Kostenträger - Ist die Kostenrechnung aktiviert, stehen Ihnen die Felder Kostenstelle und Kostenträger zusätzlich zur Verfügung. Für den Ausnahmefall, dass die Kostenrechnung auch für Personenkonten aktiviert ist, werden die hier hinterlegten Daten beim Anlegen des zugehörigen Personenkontos in die Einstellungen übernommen. Wurde in den Kostenrechnungsoptionen der Mandanteneinstellungen festgelegt, dass nur Kostenstelle oder -träger erlaubt ist, kann nur einer der beiden Werte hinterlegt werden. Das jeweils andere Feld wird ausgegraut.

Seite Kontaktadressen

Sie können zu einem Kunden bzw. Lieferanten beliebig viele Kontaktpersonen verwalten und einen Standardansprechpartner festlegen. Je Kontaktadresse können in einem Memo-Feld zusätzliche Informationen gespeichert werden.

Mit Hilfe der SelectLine-typischen Bearbeitungsmaske erstellen Sie neue Kontaktdaten, bearbeiten bestehende oder löschen nicht mehr benötigte.

Adresse - Sie können je Ansprechpartner alle Adressangaben, die auch für die Originaladresse möglich sind, erfassen oder wenn die Kontaktdaten der Originaladresse entsprechen, diese über den Schalter übernehmen. Des Weiteren ist es möglich, Prioritäten zu vergeben. Die hier eingetragene Zahl bestimmt die Reihenfolge der Adressen in der Tabellenanzeige. Adressen mit niedriger Priorität werden oben eingeordnet.

Der Untereintrag Info erscheint erst, nach dem Speichern der Kontaktdaten und erneutem Bearbeiten. Hierüber können Sie zur gewählten Adresse Langtexte hinterlegen.

Extrafelder

Die Seite Extrafelder erscheint nur, wenn Sie über Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte Extrafelder angelegt wurden. Nähere Erläuterungen finden Sie im SelectLineSystem-Handbuch unter dem Kapitel Extrafelder.

Seite Zahlungskonditionen

Auf der Seite Zahlungskonditionen hinterlegen Sie wichtige Informationen hinsichtlich der Zahlungsbedingungen und des automatischen Zahlungsverkehr. Siehe auch Zahlungsverkehr.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen bilden die Grundlage für die Verwaltung der Offenen Posten und für die Erzeugung von Zahlungs- bzw. Mahnvorschlägen. Mit ihnen werden die Skontofälligkeiten und die Endfälligkeit eines OPs festgelegt. Bei der Erstellung des Postens können im OP-Bearbeitungsdialog die Fälligkeitsdaten nochmals angepasst werden. Alle Zahlungsbedingungen werden im Programmpunkt Offene Posten / Personendaten / Zahlungsbedingungen erfasst und verwaltet (siehe Abschnitt Zahlungsbedingungen ).

Sperren - Auf der Seite Zahlungskonditionen können auch eventuelle Sperren und eine Kreditlimite geregelt werden. Wird für den Kunden eine Mahnsperre gesetzt, gelangt kein OP mit entsprechender KLNr in den Mahnlauf (siehe Abschnitt Mahnwesen). Soll für den Debitor generell keine Mahnsperre bestehen, aber einzelne Posten trotzdem nicht in die Mahnung gelangen, können Sie für diese eine Mahnsperre setzen.

Zahlsperre - Auf der Seite Zahlungskonditionen können Sie die Option Zahlsperre aktivieren. Einzelheiten zu dieser Option entnehmen Sie dem Abschnitt Elektronischer Zahlungsverkehr. Siehe auch Zahlungsverkehr.

Hinweis: Die Belegsperre und die Kreditlimite sind nur im SelectLine Auftrag von Bedeutung und dienen im Rechnungswesen nur als Information.

Automatischer Zahlungsverkehr

Für die automatische Erstellung von Zahlungsvorschlägen können Sie auswählen, in welcher Form die Offenen Posten des Kunden am Zahlungsverkehr teilnehmen sollen.

• Kein
• Zahlungsausgänge
• Zahlungseingänge
• Ein- und Ausgänge

Ein OP kommt nur dann automatisch in den Zahlungsvorschlag, wenn für den Kunden die entsprechende Teilnahme eingestellt ist.

Bankverbindung

Sie können für jeden Kunden bzw. Lieferanten über eine oder mehrere Bankverbindungen, den Textschlüssel für den Zahlungsverkehr sowie den Bankbezug hinterlegen.

Der hinterlegte Kontoinhaber wird in allen Auswertungen und Ausdrucken, die Zahlungen betreffen (z.B. Zahlungslauf), anstelle des Firmennamens benutzt.

Die Bankleitzahl dieser Bankverbindung können Sie aus den im Menüpunkt Stammdaten / Konstanten / Banken erfassten oder aus dem mitgelieferten Bankenverzeichnis auswählen bzw. eintragen (siehe Abschnitt Banken).

IBAN - Bei der IBAN (International Banking Account Number) handelt es sich um eine weltweit gültige Nummer für ein Girokonto. Sie wird aus der Kombination Kontonummer und Bankleitzahl gebildet. Mit Hilfe des Auswahlschalters am Eingabefeld kann die IBAN aus den Kontendaten oder die Kontonummer und die Bankleitzahl aus der IBAN automatisch gebildet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Bank in den Stammdaten existiert.

Textschlüssel für den automatischen Zahlungsverkehr

Die Angaben des Textschlüssels werden benötigt, um den Zahlungsverkehr per DTA-Datei abwickeln zu können. Entsprechend der Einstellung im Feld Automatischer Zahlungsverkehr in den Kunden- oder Lieferantenstammdaten lassen sich diese Felder bedienen.

Zahlungsausgang

Sie legen fest, welchen Schlüssel die Überweisung in der Datei erhält:

• manuell Inland/Ausland
• VESR 16-stellig
• VESR 27-stellig
• ”Roter” (Bank)
• ”Roter” (Post)
• Postmandant
• QR-Rechnung

Zahlungseingang

Zahlungseingänge können im Lastschriftverfahren wie folgt realisiert werden:

• manuell Inland/Ausland
• VESR
• ”Roter” (Bank)
• ”Roter” (Post)
• Postmandant
• QR-Rechnung
• pain.008.CH-DD COR1
• pain.008.CH-DD B2B
• pain.008.CH-TA LSV+
• pain.008.CH-TA BDD

Bankverbindung - Der Bankbezug ist die Bankverbindung des Mandanten, über die der Zahlungsverkehr abgewickelt werden soll. Die angegebene Verbindung wird in den Offenen Posten übernommen.

Standardbankverbindung - Wenn mehrere Bankverbindungen erfasst wurden, können Sie die Verbindung festlegen, über die der Zahlungsverkehr standardmässig ablaufen soll.

Extras - Hier können Sie nachfolgende Tätigkeiten vornehmen bzw. abrufen.

Bankverbindungen deaktivieren - Es ist möglich, Bankverbindungen, die nicht mehr verwendet werden sollen, zu deaktivieren.

Deaktivierte Bankverbindungen stehen in Auswahllisten nicht mehr zur Verfügung.

Eine erneute Aktivierung dieser Bankverbindung ist jederzeit möglich.

Hinweis: Details zum automatischen Zahlungsverkehr finden Sie im separaten Kapitel automatischer Zahlungsverkehr. Siehe auch Zahlungsverkehr.

Seite Verband

Verbandsregulierer

Mit der Verbandsregulierung ist über einen bestimmten Debitor bzw. Kreditor eine zentrale Regulierung von Rechnungen, Mahnungen etc. aller, dem Zentralregulierer angeschlossenen, Kunden bzw. Lieferanten möglich.

Verbandsmitglied - Allen Mitgliedern eines Verbandes können Sie den entsprechenden Verbandsregulierer (muss in den Stammdaten vorhanden sein) zuordnen. Das Feld ist für Eingaben nur frei, wenn der Kunde selbst kein Verbandsregulierer ist, d.h. wenn es keine Angaben zu Delkredere gibt.

Tragen Sie Ihre eigene Mitgliedsnummer ein, unter der Sie als Mitglied innerhalb des Verbandes geführt werden.

Die Aktivierung der Option bewirkt, dass in den Offenen Posten des Kunden anstelle der Zahlungsbedingung des Verbandsregulierers die eigene, unter Zahlungskonditionen festgelegte, Zahlungsbedingung verwendet wird.

Für Zentralregulierer können Sie die vertraglich vereinbarte Provision getrennt für Rechnungen und Gutschriften in Prozent hinterlegen. Geben Sie zudem das Konto an, auf welches das Delkredere laufen soll. Diese Felder sind nur eingabebereit, wenn es sich nicht um ein Verbandsmitglied handelt.

Offene Posten

Die OP-Verwaltung (Zahlungslauf, Mahnungen etc.) läuft komplett über den Zentralregulierer. Wird mit einer Rechnung ein Mitgliedskonto bebucht, dann erfolgt automatisch eine Umbuchung auf das Verbandskonto. Das bedeutet, es gibt nur einen offenen Rechnungs-OP für den Verband, aber keinen für den eigentlichen Rechnungsempfänger. Durch die Eingabe von Delkredere-Prozenten wird der Offene Posten des Verbandes entsprechend vermindert. Die Mahnungen werden dann für den Zentralregulierer erstellt. Zusätzlich kann ein informelles Mahnformular für das Verbandsmitglied gedruckt werden.

Seite Kontoauszug

Der Kontoauszug gibt Ihnen einen Überblick über alle offenen und erledigten Posten eines Kunden bzw. Lieferanten.

Im oberen Maskenbereich wird Ihnen der Gesamtsaldo des Debitors bzw. Kreditors und für Kunden zusätzlich die gemahnte Summe angezeigt. Der untere Bereich stellt dann je nach Auswahl alle offenen und / oder erledigten Posten zu dem aktuellen Datensatz dar. Dadurch erhalten Sie stets einen kompakten Überblick über die offenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten Ihres Kunden bzw. Lieferanten.

Seite Mahnhistorie (nur bei Debitoren)

Über die Mahnhistorie eines Kunden erhalten Sie einen detaillierten Überblick über alle getätigten Mahnungen und deren einzelne Positionen. Mit Doppelklick auf eine Position, gelangen Sie in den entsprechenden Mahnbeleg. siehe auch: Programmeinstellungen

Die obere Tabelle listet alle erstellten Mahnungen auf. Für den jeweils markierten Datensatz werden in der unteren Tabelle die einzelnen gemahnten Positionen angezeigt.

Seite Text

Langtext - Hier können Sie längere Kommentare zum Kunden bzw. Lieferanten als Langtext eintragen.

Memotext - Bemerkungen zum Kunden oder Lieferanten können Sie unter Memo eintragen. Bei einem mit dem Auftrag gekoppelten Mandanten werden Ihnen diese Informationen automatisch bei der Belegerfassung angezeigt, sobald Sie dort den Kunden bzw. Lieferanten auswählen. 

Seite Freie Felder

Jedem Kunden bzw. Lieferanten stehen für die individuelle Erfassung zusätzlicher Daten freie Felder zur Verfügung. Diesen können Sie selbst eine Bedeutung geben und über den Schalter eine eigene Bezeichnung für die Bildschirmanzeige und den Ausdruck zuordnen.

Seite Journal

Auf der Seite Journal haben Sie die Möglichkeit, datensatzbezogene Notizen und Termine anzulegen. Nicht erledigte Termine werden in den offenen Terminen gelistet.

Näheres zum Anlegen und Bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt Journal - Notizen / Termine im System-Handbuch der SelectLine -Programme.

Seite Extrafelder

Die Seite Extrafelder erscheint nur, wenn über Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte für die Tabelle Extrafelder angelegt wurden. Das Einfügen in diesen zusätzlichen Maskenbereich erfolgt in allen Datenmasken, für die Extrafelder vorgesehen sind gleich und ist im Abschnitt Extrafelder im System-Handbuch der SelectLine-Programme beschrieben.

Seite Datenschutz

In den Programmen SelectLine-Auftrag, SelectLine-CRM.NG, SelectLine-Rechnungswesen und SelectLine-Kassabuch wurden Funktionen für den Datenschutz hinzugefügt.

Hinweis: Die Details zum Datenschutz finden Sie im Systemhandbuch der SelectLine-Programme.

Seite Archiv

Beschreibung Archiv - Details hierzu siehe Abschnitt Archiv