Digitale Belege

Damit das Einlesen der digitalen Belege möglichst automatisiert abgebildet werden kann, sind Voreinstellungen zu treffen. Unter Mandant / Einstellungen / Digitale Belege wird unter Pfad für Digitale Belege der Verzeichnispfad ausgewählt. Der Verzeichnispfad dient als Sammelstelle für alle digitalen Belege. Beim Öffnen des Dialogs Digitale Belege wird dieser ausgelesen und alle enthaltenen Dateien in den Dialog geladen.

Das Programm scannt nach dem Öffnen des Dialogs Digitale Belege im Verzeichnispfad auf unverarbeitete Dokumente. Dieser Verzeichnispfad kann in den Mandanteneinstellungen / Digitale Belege eingerichtet werden.

Hauptsächlich dient die Funktionalität dem Einlesen von ZUGFeRD-Dateien, die neben der herkömmlichen PDF-Datei strukturierte Metadaten enthalten und damit optimal für einen Buchungsvorschlag verwendet werden können. Um anhand der übermittelten Steuerkategorie der ZUGFeRD-Dateien das korrekte Aufwandskonto zu ermitteln, können in den Mandanteneinstellungen Standardkonten hinterlegt werden. Beim Erzeugen des Buchungsvorschlags übernimmt das Programm automatisch die hinterlegten Konten der Mandanteneinstellungen. Die Einstellungen befinden sind im Untermenü Kontierung.

Hinweis: Je nach Ausprägung steht die Funktion Buchungsvorschlag zur Verfügung.

Auch bei E-Rechnungen im XML-Format werden die vorhandenen Daten ausgelesen und können somit das Verarbeiten dieser Belege vereinfachen. Zusätzlich können PDF-Dateien oder eingescannte Rechnungen im Bildformaten verarbeitet werden. Bei Dateien folgenden Dateityps: pdf, tif, tiff, jpg, jpeg, png, bmp kann die Zuordnung zu den Konten nur manuell erfolgen.

Die Bearbeitungsansicht wird in die Bereiche Listenansicht, Buchungsmaske und Dateivorschau unterteilt. Die Buchungsmaske und die Dateivorschau können zur besseren Übersichtlichkeit über den Schalter abgedockt, verschoben und in der Grösse verändert werden. Beim Schliessen der abgedockten Bereiche werden diese wieder automatisch in die Bearbeitungsansicht integriert.

Listenansicht

Die Listenansicht im linken Bereich umfasst Belege, die manuell hinzugefügt wurden oder per Verzeichnispfad bereitstehen. Über die entsprechenden Legendepanel kann eine Filterung vorgenommen werden.

Über die Listenansicht können alle verfügbaren digitalen Belege aufgerufen und bearbeitet werden.

Die Felder haben folgenden Inhalt:

  • Quelle = Ursprungspfad der Datei. Wird in ein anderes Archivsystem als die interne Ablage archiviert, wird nach der Verbuchung bei Quelle das genutzte Archivsystem angezeigt.
  • Format = Zeigt das Format der Datei an.
  • Belegdatum = Das ausgelesene bzw. geänderte Datum des Beleges wird angezeigt.
  • Status = Ein Beleg kann den Status "Buchen möglich", "Buchen nicht möglich", "Verbucht" oder "Gesperrt" besitzen. Über das Legendepanel können die verschiedenen Stati gefiltert werden.
  • Kreditor = Anzeige der KLNr
  • Belegsumme = Anzeige der Belegsumme des Beleges

Alle weiteren Felder werden auf Basis der Buchung gefüllt.

Hinzufügen: Es öffnet sich die Dokumentenauswahl, die auf die zulässigen Dateiformate vorfiltert. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Ausgewählte Dokumente werden in den Verzeichnispfad kopiert und sind dann in der Belegliste vorhanden.

Existiert bereits ein OP-Beleg mit der gleichen OP-Belegnummer für den ermittelten Kreditor in diesem Buchungsjahr, wird beim Einlesen ein Protokolleintrag ausgegeben.

Öffnen: Das zurzeit im Vorschaufenster angezeigte Dokument wird mit dem jeweiligen Standardprogramm in Windows geöffnet.

Entfernen: Der markierte Beleg wird aus der Listenansicht und aus dem Verzeichnispfad gelöscht.

Verbuchen: Je nach Auswahl können alle Positionen oder nur die markierte Position verbucht werden. Es können nur Belege mit dem Status Buchen möglich (entspr. "valide") verarbeitet werden. Mit der Verbuchung werden die Belege aus dem Verzeichnispfad in das Archiv verschoben.

Im Verbuchen-Dialog kann ausgewählt werden, bis zum welchem Datum die Belege verbucht werden.

Buchungen können in einen Buchungsstapel übergeben werden. Damit ist vor der tatsächlichen Verbuchung eine Saldenkontrolle möglich.

Für die Erstellung der Belegnummern kann ein Nummernkreis ausgewählt werden. Im Feld Buchbeleg besteht die Möglichkeit, eine abweichende Belegnummer zu vergeben. Dadurch werden die einzelnen Eingaben aus den Belegen überschrieben. Mit der gesetzten Option Hochzählen wird diese Belegnummer beim Verbuchen für jeden weiteren Beleg innerhalb dieses Vorgangs hochgezählt. Es kann für eine Verbuchung nur eine Option, entweder Nummernkreis oder Buchbeleg genutzt werden.

Nach dem Verbuchen kann ein Protokoll ausgegeben werden.

Mit Doppelklick auf einen verbuchten Beleg öffnet sich der Buchungssatz im Dialogbuchen.

Buchungsmaske

In der Buchungsmaske werden alle buchungsrelevanten Informationen erfasst.

Bei ZUGFeRD-Belegen werden die Felder Kreditor, Belegsumme, Datum, Währung, Buchbeleg und OPBeleg mit ausgelesenen Werten vorbelegt. Der Buchungstext wird mit den Werten Eingangsrechnung und der Belegnummer vorerfasst

Die Aufwandskontenermittlung geschieht anhand der vom XML übergebenden Steuerkategorien, Steuerprozente und Steuercodes.

Belege mit der Kennzeichnung Innergemeinschaftlicher Erwerb und Reverse Charge sind immer sortenrein, d.h. sie enthalten keine Positionen eines anderen Typs. Alle anderen Typen können auch gemischt im Beleg vorkommen.

Wird ein Rechnungsbeleg in einem Format als ZUGFeRD oder XRechung / E-Rechnung geladen, können keine Rechnungsdaten ermittelt werden. In diesem Fall müssen in der Buchungsmaske sämtliche Daten manuell eingeben werden.

Wir deine OPBeleg-Nummer erfasst, die für diesen KReditor in diesem Buchungsjahr bereits existiert, wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben.

Eine Erfassung von mehreren Sachkonten innerhalb eines Beleges ist möglich. Dafür wird für jedes Konto eine neue Zeile benötigt.

Speichern (Ctrl+S): Der aktuelle Buchungssatz wird gespeichert.

Rückgängig (Ctrl+Z): Die letzten Änderungen werden verworfen. Die Buchung wird auf den Stand vor dem Editieren zurückgesetzt.

Journal (Ctrl+J): Journaleinträge können mit dem Buchungssatz verknüpft werden.

OP bearbeiten (Ctrl+O): Es öffnet sich die Detailansicht des OP. Im Bereich „Rechnung“ können das Valutadatum, die Zahlungsziele und Skontoinformationen geändert bzw. erfasst werden. Es können zusätzlich die Lieferbeleg-Nr., die Zahlungsreferenz und Informationen zum Vertreter hinterlegt werden.

Kostenerfassung (Ctrl+K): Sofern die Kostenerfassung aktiviert ist, können über diesen Schalter die Kosteninformationen für den aktiven Buchungssatz erfasst werden. Werden in der Buchung mehrere Kostenkonten angesprochen, wird der Dialog zur Kostenerfassung entsprechend mehrmals zur Bearbeitung geöffnet.

Status: Der Status zeigt immer aktualisiert an, welche Eingabe als nächstes benötigt wird, um einen Beleg als verbuchbar zu gestalten. Wird der Status grün, ist die Buchung valide. Durch Speichern der Buchungsmaske werden die Informationen in die Listenansicht übernommen.

Belegfelder

  • Kreditor = Bei ZUGFeRD-Belegen wird dieses Feld automatisch gefüllt.
  • Hinweis = Wird im Beleg eine andere USt-ID ermittelt, als in den Stammdaten des Kreditors hinterlegt ist, wird dieses Hinweiszeichen eingeblendet. Per Mausklick auf das Feld kann die USt-ID aus dem Beleg optional in den Kreditor übernommen werden.
  • Belegsumme = Bei ZUGFeRD Dateien wird die Belegsumme automatisch vorgetragen. Bei anderen Dateien kann diese manuell eingetragen werden.
  • Währung = Die Währung des Beleges wird hier angegeben.
  • Datum = Das Datum wird automatisch bei ZUGFeRD-Dateien vorgetragen, ansonsten kann es manuell erfasst oder geändert werden.
  • Leistungsdatum = Optional kann ein Leistungsdatum mitgegeben werden.
  • Periode = Es kann eine abweichende Periode für die Verbuchung erfasst werden.
  • Nummernkreis = Die Belegnummer kann aus einem Nummernkreis gebildet werden.
  • Buchbeleg = Die Eingabe einer Buchbelegnummer ist Pflicht, sofern kein Nummernkreis verwendet wird.
  • OPBeleg = Der OP-Beleg entspricht der Buchbeleg-Nummer. Optional kann eine abweichende OP-Beleg-Nummer erfasst werden.
  • Buchungstext = Es können zwei Zeilen zu 40 Zeichen Text erfasst werden. Das Erfassen eines Buchungstextes ist Pflicht.

Dateivorschau

Das Fenster Dateivorschau wird stets mit dem ausgewählten digitalen Beleg synchronisiert.

Rechteverwaltung

Damit auch beim Bearbeiten und Verbuchen von Digitalen Belegen ein 4-Augenprinzip angewendet werden kann, besteht die Möglichkeit, individuelle Rechte für verschiedene Anwender zu vergeben.

Unter Applikationsmenü / Rechteverwaltung können für die Programmfunktion Digitale Belege die folgenden Optionen je Benutzer erlaubt oder verboten werden.

  • Ausführen des Dialoges "Digitale Belege"
  • Bearbeiten der Belegdatensätze
  • Einlesen von neuen Belegdatensätzen Einlesen von neuen Belegdatensätzen
  • Löschen von Belegen in der Listenansicht
  • Öffnen von Belegen in Windows
  • Sperren von Belegen in der Listenansicht
  • Verbuchen der Belege