CRM - Adressen

Stammdaten / CRM / Adressen (nur im Auftrag)

Mit der Lizenzierung des CRM-Moduls stehen Ihnen in dieser Maske alle im Programm erfassten Adressdaten zu den Interessenten, Kunden, Lieferanten sowie deren Kontaktadressen auf einen Blick zur Verfügung.

Wird eine neue Adresse erfasst, werden Sie vom Programm aufgefordert, den Adresstyp zu bestimmen. So können Sie neben den Interessenten, Kunden, Lieferanten sowie deren Kontaktadressen auch freie Adressen erfassen, die noch keinem festen Personenkreis zugeordnet sind.

Mit Hilfe des CRM-Moduls ist es möglich, dass eine einzige Adresse gleichzeitig ein Kunde, ein Lieferant oder ein Interessent sein kann. Alle haben dann über einen CRM-Hauptdatensatz identische Adressdaten, so dass Änderungen dieser sich auf alle gleichzeitig auswirken. Alle Kontaktadressen zum Hauptdatensatz sind dann gleichzeitig Kontakt des Kunden, des Lieferanten bzw. des Interessenten.

Beachten Sie dabei aber, dass beim Löschen einer Hauptadresse im CRM-Modul auch der Kunde/Lieferant/Interessent, deren Kontaktadressen und alle bereits erfassten Kontakte entfernt werden.

Nutzen Sie die Schalter "Kunde/Lieferant/Interessent anlegen", um eine Adresse einem anderen Personenkreis zu zuweisen. Beim Anlegen eines Lieferanten aus einer Kundenadresse und umgekehrt ist es auch möglich, die Adresse einem bestehenden Datensatz zu zuordnen (Debitorischer Kreditor).

Die Beschriftung der Schalter wechselt jeweils auf "Kunde/Lieferant/Interessent anzeigen", wenn die Adresse einem dieser Personenkreise angehört.

Neben der Erfassung der Adressdaten können Sie über diese Maske zusätzlich Informationen und Aktionen verwalten und bearbeiten. Dazu ist die Maske über die Baumstruktur in verschiedene Seiten und zusätzlich noch in verschiedene Eingabebereiche geteilt.

Menüleiste

Über eine zusätzliche Funktionsleisten und Schaltflächen können Sie die Ansichten wechseln oder bestimmte Funktionen aufrufen.


Selektion der Tabellenanzeige auf alle Adressen, nur Kunden, nur Lieferanten, nur Interessenten, nur freie Adressen (v.l.n.r.)

Markieren von Adressen  

Markieren von Adressen [Ctrl] + [A] für bestimmte Aktionen, z.B. dem Erstellen eines Serienbriefes, und Markierung entfernen.

Über das Kontextmenü ist es möglich, die Markierung der Datensätze in der Tabellenansicht umzukehren und die Anzeige nur auf markierte Datensätze einzuschränken.

Ausserdem ist es möglich, in der eingeschränkten Ansicht "nur markierte Datensätze" über das Kontextmenü einzelne Datensätze aus der Filtermenge zu entfernen.

Siehe auch: Mehrfachauswahl in Tabellen.

Ist im konkreten Fall eine Mehrfachauswahl möglich, markieren Sie einzelne Datensätze durch Mausklick mit gedrückter [Ctrl]-Taste oder bei Auswahl durch Cursor mit der Leertaste. Ganze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Ctrl] + linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.

Recherche - Startet die Recherche zur Selektion von Adressen für bestimmte Aktionen.

Die Recherche in der Maske Stammdaten / CRM / Adressen dient zur Selektion von Adressen für bestimmte Aktionen, z.B. dem Erstellen eines Serienbriefes.

Adressen auf Vollständigkeit überprüfen - Adressen auf Vollständigkeit überprüfen für alle oder nur für zuvor markierte Datensätze.

Alle Datensätze, die dieser Prüfung nicht entsprechen, werden Ihnen im Anschluss in einer Fehlerliste angezeigt.

Per Doppelklick auf einen Eintrag in dieser Liste können Sie zur Bearbeitung in die jeweilige CRM-Adresse wechseln.

Zuweisung bzw. Entfernen eines Stichwortes   - Stichwort für markierte Adressen.

Erfassen Sie hier aussagekräftige Begriffe, die Sie für die Stichwortsuche oder Recherche in den CRM-Adressen nutzen möchten.

Erstellen Serienbriefen - Optional können Sie für den Serienbrief ein Stichwort vergeben. Dieses Stichwort wird neu erzeugt und allen, für den Serienbrief ausgewählten, Adressen zugeordnet.

Ausserdem kann ebenfalls optional für die gewählten Adressen ein neuer Kontakt vom Typ "Serienbrief" angelegt werden. Das Serienbriefdokument wird dem Kontakt als Anhang zugefügt. Dazu ist die Eingabe eines Dateinamens erforderlich.

Wenn die Option aktiviert ist und ein Stichwort vergeben wurde, wird dieses Stichwort automatisch für den Dateinamen vorgeschlagen. ()

Erstellen für Serienmails - für markierte Adressen.
Im Untermenü können Sie ausserdem wählen:

  • neue Vorlage für Serienmail erstellen
  • Vorlage bearbeiten, kopieren, löschen (unwiderruflich) und Historie
  • Erstellen einer E-Mail - Im Untermenü können Sie wählen zwischen: neue E-Mail, neue E-Mail nach Vorlage, neue Vorlage und Vorlage bearbeiten/ kopieren/ löschen (unwiderruflich).
  • - Erzeugen eines Word-Dokuments.
  • - Übergabe von Adressen nach Microsoft Outlook bzw. Tobit David.

Eingabebereiche

Bereich Adresse - Hier werden die Adressdaten verwaltet. Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, E-Mail- oder Internetverbindung werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Programme  gestartet. 

Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder "Ort", "Telefon", "E-Mail" bzw. "Homepage" werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Programme, die Google-Kartenfunktion [F4] bzw. die Umkreissuche [Umsch+F4] gestartet. 

Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Sie in die Eingabemaske zur Telefon-Konfiguration.

Mit der Option "Automatische Kontaktzuordnung Outlook Add-in" können Sie festlegen, dass für die jeweilige Adresse vom Outlook Add-in bei Zuordnung von E-Mails automatisch Kontakte angelegt werden.
Die Option wird in der Maske nur angezeigt, wenn das Outlook-Add-in installiert ist.

Bereich Memotext - In diesem Textfeld können Sie für weitere Informationen Langtexte erfassen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit Hilfe des Kontextmenüs (rechte Maustaste) vorhandene Langtexte, Textdateien, Textbausteine sowie Texte aus der Zwischenablage einzufügen.

Bereich Journal - Rechts neben dem Bereich Memotext haben Sie die Möglichkeit, zur gewählten Adresse Journaleinträge, z.B. Notizen und Termine anzulegen, zu verwalten, und diesen auch Anlagedateien zu zuordnen.

Alle angelegten Einträge werden in einer Tabelle aufgelistet und entsprechend ihrem Status farblich unterschiedlich dargestellt. Unterhalb der Tabelle wird jeweils der erfasste Langtext zum Eintrag angezeigt. Neben dem Quickfilter unterhalb der Tabelle wird Ihnen zusätzlich eine Filtermöglichkeit nach Kategorie, Kontaktart und beteiligter Adresse angeboten. Mit Letzterem ist es z.B. möglich eine Übersicht aller Journaleinträge der Firma zu erhalten.

Eine Gesamtübersicht aller Kontakte erhalten Sie im Menüpunkt Stammdaten / CRM / CRM-Journal.

Über oder gelangen Sie in die Maske "Kontakte anlegen".

Über den Schalter bzw. das Kontextmenü können Sie neben den üblichen Tabellenfunktionen E-Mails bearbeiten, Datensätze kopieren, drucken, den Status ändern und den markierten Eintrag einer anderen Adresse zuordnen.

Ausserdem können Sie hierüber für die Journaleinträge eine Zuordnung zu weiteren Stammdatensätzen vornehmen.

Beim Kopieren eines Termins wird gleichzeitig die Eingabemaske zur Bearbeitung geöffnet.

Beim Löschen eines Eintrages vom Typ E-Mail (Ausgang) oder E-Mail (Entwurf) kann die E-Mail auf Nachfrage mit gelöscht werden (unwiderruflich).

Sie können beliebig Dateien bzw. E-Mails  per "Drag & Drop" in die Journaltabelle übernehmen, wodurch ein Datensatz mit dieser Datei als Anlage erzeugt wird.

Bereich Stichworte - Über die vorhandenen Schalter können Sie der Adresse Stichworte zuordnen, die Sie für die Stichwortsuche auswählen können.

In der Tabellenansicht haben Sie die Möglichkeit, über Mehrfachauswahl die erfassten Stichworte mehreren Adressen gleichzeitig zu zuordnen.
Markieren Sie dazu einzelne Datensätze durch Mausklick mit gedrückter [Ctrl]-Taste oder bei Auswahl durch Cursor mit der Leertaste. Ganze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Ctrl] + linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.

Im Anschluss können Sie die Stichworte mit dem Schalter  zuweisen bzw. entfernen, wobei zuvor das gewünschte Stichwort auszuwählen ist.

Eingabeseiten

Weitere Funktionen stehen über [F12] zur Verfügung:

Siehe auch:
Funktionalität in Stammdatenmasken