Lohnportal Bereitstellung

Bereitstellung nach Version 24.2

Beim Versuch unter Schnittstellen / Lohnportal / Bereitstellung. erscheint folgende Meldung:

 

Voraussetzung, dass beispielsweise die Lohnabrechnung eines Mitarbeitenden im Portal erscheint, ist einerseits das Flag Bereitstellung Lohnportal im Mitarbeiterstamm und andererseits eine hinterlegte E-Mail-Adresse.

Anmelden mit E-Mail Adresse und Passwort unter Schnittstellen / Lohnportal / Bereitstellung.

Eingabe des 2-Faktor-Code, der mit Hilfe der Google Authenticator-App erzeugt wurde.

Erstmalige Bereitstellung und Registrierung Mitarbeiter

Vorausgesetzt der Mandant enthält abgeschlossene Lohnabrechnungen, können Sie diese über Schnittstellen / Lohnportal / Bereitstellung für den Upload ins Lohnportal bereitstellen. Nach erfolgreicher Anmeldung mit Ihrem zuvor angelegten Administratorenbenutzer erscheint ein neues Fenster mit einer Übersicht über alle verfügbaren Lohndokumente.

Markieren Sie nun alle gewünschten Dokumente und laden Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Bereitstellen die Dokumente ins Lohnportal. Nach erfolgreichem Upload erhalten die Dokumente den Status Erfolgreich und es erfolgt der Versand einer Registrierungseinladung an die Mitarbeitenden. Sollte der Upload fehlschlagen, beispielsweise weil der Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, wird das Dokument rot markiert und sie erhalten in der Spalte Nachricht einen Hinweis.

Webportal öffnen

Wechseln Sie nun über lohnportal.selectline.ch in das Webportal von SelectLine Lohn und melden Sie sich auch hier mit dem Administratorenbenutzer an. Über das Webportal wird die Verwaltung des Lohnportals gesteuert.

Aktivierungsbriefe erstellen und übergeben

In einem nächsten Schritt geht es um die Benutzererstellung der Mitarbeitenden. Um die heiklen Lohndokumente vor unerlaubtem Zugriff zu schützen, benötigt der Mitarbeitende für das Anlegen des Accounts neben seiner zugewiesenen E-Mail-Adresse auch den entsprechenden Aktivierungsbrief. Diese können im Webportal unter Mitarbeiter heruntergeladen werden. Das Lohnportal generiert automatisch für jeden Mitarbeitenden, für welchen eine Lohnabrechnung von SelectLine Lohn bereitgestellt wurde, einen solchen Aktivierungsbrief.

Übergeben Sie diesen Aktivierungsbrief Ihren Mitarbeitenden, sodass diese sich über den per E-Mail zugesandten Registrierungslink registrieren können. Ist dieser Schritt erfolgreich, hat der Mitarbeiter via Lohnportal Zugriff auf seine Lohndokumente.

Dokumentenupload und -verwaltung

Direkt aus dem SelectLine Lohn können neben normalen Lohnabrechnungen auch Nachzahlungen bereitgestellt werden. Der Upload kann jeweils wie beschrieben oder direkt nach Abschluss eines Abrechnungslaufs erfolgen.

Falls Sie Ihren Mitarbeitenden weitere Dokumente zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese direkt im Webportal über den Menüpunkt Lohndokumente uploaden. SelectLine Lohnportal bietet Ihnen auch die Möglichkeit, unternehmensweite Dokumente für alle Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Sicherheit

Der Serverstandort für das Lohnportal befindet sich in Deutschland. Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, wurde ein umfassendes Sicherheitskonzept entwickelt. Die relevanten Punkte dazu sind folgende:

• Datenverschlüsselung: Alle Daten werden während der Übertragung (TLS) und Speicherung (AES) in der Cloud verschlüsselt. Dabei kommen moderne Industriestandards zum Einsatz.
• Zugangskontrolle: Der Zugang zur Cloudinfrastruktur ist streng reglementiert und wird nur autorisierten Personen gewährt.
• Regelmässige Sicherheitsprüfungen: Unser Team führt regelmässig Prüfungen durch, um die Sicherheit unseres Systems sicherzustellen.
• Backups: Wir erstellen regelmässig Backups der Daten, um im Falle eines Ausfalls oder einer Bedrohung die Daten wiederherstellen zu können. Die Daten werden georedundant gespeichert.
• Zertifiziert: Die genutzten Cloud-Infrastrukturdienste sind nach ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015, 27018:2019, 27701:2019, 22301:2019, 20000-1:2018, 9001:2015 und CSA STAR CCM v4.0 zertifiziert

Ausserdem wird die Anmeldung des Benutzers des Lohnportals abgesichert. Dafür werden Anmeldeverfahren nach Industriestandard eingesetzt. Mitarbeiter des Kunden haben zudem die Möglichkeit, den Zugang durch einen sogenannten zweiten Faktor abzusichern. Hierfür wird ein offener Standard für zeitbasierte Einmalpasswörter verwendet. Für Mitarbeiter mit administrativen Berechtigungen (in der Plattform als Verwaltungskonten bezeichnet) wird die Einrichtung und Nutzung eines zweiten Faktors zur Anmeldung erzwungen.