Abrechnungsassistent

Nachdem Sie Ihren Mandanten eingerichtet und sämtliche Stammdaten angepasst und erfasst haben, können Sie den Lohnlauf durchführen, d.h. die Mitarbeiter abrechnen.

Unter Abrechnen / Lohnläufe / Abrechnungsassistent finden Sie hier die geeignete Unterstützung.

Abrechnungsinformationen

Abrechnungsmonat - Der unter Abrechnungsbeginn ausgewählte Monat.

Lauf - Zeigt an der wievielte Lauf dieses Abrechnungsmonats

Sollarbeitszeit - Die unter dem Mandanten festgelegte Sollarbeitszeit.

Abrechnungsdatum - Datum der Abrechnung auswählen.

Auszahlungsdatum - Datum der Auszahlung auswählen.

Freier Text 1/2 für Abrechnung - Hier haben Sie die Möglichkeit um Bemerkungen zu diesem Mitarbeiter und Abrechnungslauf anzubringen.

Beschreibung - Benennung des Lohnlaufes: z.B. 2. Lohnabrechnung Januar 2019

Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet werden

Sie haben nun die Möglichkeit die Mitarbeiterdaten aus dem Mitarbeiterstamm zu laden und abzurechnen. Hierfür können Sie folgende Auswahl treffen:

• Alle Mitarbeiter
• Alle noch nicht abgerechneten Mitarbeiter
• Mitarbeiter wählen
• Gruppen wählen

Wählen sie hier aus welche Mitarbeiter ausgewählt werden sollen

Markieren Sie die gewünschte Auswahl.

Verarbeitungsoptionen

Nachzahlungen verarbeiten - Um eine Nachzahlung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

• Checkbox „Nachzahlungen verarbeiten“ aktivieren (1.)
  
• die Beschreibung ändert nun von „1. Lohnabrechnung…“ zu „Korrekturabrechnung“ und kann bei Bedarf noch individuell geändert werden (2.)
• danach Schalter betätigen
  
  

Beachten Sie, dass der gesamte Bereich „Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet werden“ ausgegraut wird und automatisch der Radiobutton der Option „Mitarbeiter wählen“ gesetzt wird.

Mit gehen Sie in die nächste Seite.

Erfassungsmaske für Ferien und Zeit anzeigen - Falls Sie diese Position aktiviert haben, müssen Sie nun bei jedem Mitarbeiter die Ist-Arbeitszeit und die bezogenen Ferientage eintragen.

Nullabrechnungen beim Druck ausblenden - Bei aktivierter Position werden Abrechnungen mit 0 Wert nicht ausgedruckt.

Mitarbeiter wählen

Sie haben hier die Möglichkeit die Mitarbeiterdaten aus dem Mitarbeiterstamm zu laden und abzurechnen.

Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus.

Mitarbeiterdaten anpassen - Durch Klicken auf die Nr. oder den Namen des Mitarbeiters können Sie nun jeden einzelnen Mitarbeiter durchblättern und die entsprechenden Daten mutieren. Wenn Sie nun in den bereits geladenen Mitarbeiterdaten Änderungen durchführen, dann wird diese Änderung nicht im Mitarbeiterstamm nachgeführt, diese Änderungen gelten nur für diesen Monat in dem die Mitarbeiterdaten geladen sind. Somit können Sie z.B. Lohnabzüge, Lohnzulagen und evtl. die Lohncodes pro Lohnlauf ändern.

Grunddaten

Abrechnungsdaten

Arbeitszeit- und Ferienkontrolle

Wenn Sie die Arbeitszeitkontrolle und die Ferienkontrolle beim Mitarbeiter aktiviert haben, müssen Sie nun bei jedem Mitarbeiter die IST-Arbeitszeit und die bezogenen Ferientage eintragen.

Bei Stundenlöhnern müssen Sie hier die Stunden eingeben.

Zuschläge

Erfassung Feriengeld - Geben Sie hier die erforderlichen Daten ein.

Erfassung Gratifikation - Geben Sie hier die erforderlichen Daten ein.

Erfassung für Feiertage - Im Abrechnungsassistent ist ab Version 23.2 die Erweiterung um die Feiertage und den dazugehörigen Feiertagszuschlag neu. Damit kann dieser beim Abrechnungsassistent definiert und ausbezahlt werden. Das Verhalten ist auch hier dasselbe wie bereits beim Gratifikationszuschlag.

Zulagen / Abzüge

Wenn Sie bei einem Mitarbeiter Zulagen oder Abzüge ändern möchten und diese Änderungen nur für diesen einen Abrechnungsmonat zählen, dann müssen Sie diese in der Karteikarte Zulagen / Abzüge durchführen. Z.B. bei Stundenlöhnern müssen Sie hier die Stunden eingeben.

AG - Abzüge

Ebenfalls können Sie unter AG-Abzüge diese Daten hier für diesen Abrechnungsmonat mutieren.

Mit gehen Sie in die nächste Seite.

Quellensteuer

Geben Sie hier die entsprechenden Daten ein.

AHV-Split

Falls relevant geben Sie hier die entsprechenden Daten ein. Siehe hierzu: AHV-Split

Nachträgliche Korrektur

Der letzte Lauf einer Lohnabrechnung kann bearbeitet oder gelöscht werden, falls der Monat noch nicht abgeschlossen wurde. Es können einzelne Mitarbeiter mit dem Schalter gelöscht und neu abgerechnet werden.

Lohnabrechnung beenden oder überarbeiten

Verlassen Sie den Abrechnungsassistenten mit ohne den Lauf der Lohnabrechnung abzuschliessen, so können Sie diese Lohnabrechnung nachträglich nochmals bearbeiten. Starten Sie einfach den Abrechnungsassistenten neu, um die betreffende Lohnabrechnung nochmals zu bearbeiten.

Mit kann der Lohnabrechnungslauf abgeschlossen werden. Die Daten können jetzt nicht mehr bearbeitet werden.

Lohnabrechnung / Lohnjournal ausdrucken

Die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter oder das gesamte Lohnjournal können mit dieser Maske des Abrechnungsassistenten und Lohnläufe / Historie ausgedruckt werden.

Fahren Sie fort mit , können Sie mit die Lohnabrechnung der Mitarbeiter oder die Lohnarten-Rekapitulation der Mitarbeiter am Bildschirm kontrollieren oder ausgedruckt überprüfen.

Nachzahlung

Allgemeine Informationen

Hierbei handelt es sich um ein Feature der swissdec-Version. Die Nachzahlung ermöglicht es, eine Zahlung für einen Mitarbeiter auszuführen, welcher gemäss den Stammdaten bereits ausgetreten ist. Nachzahlungen können zu einem beliebigen Zeitpunkt (Abrechnungsmonat) erstellt werden, erfordern aber einen eigenen Lohnlauf pro Nachzahlung eines Mitarbeiters. Es ist nicht möglich, einen Mitarbeiter mit einer Nachzahlung in einen konventionellen Lohnlauf zu integrieren, auch für einen einzigen Mitarbeiter bedarf es eines separaten Lohnlaufs. In der Skalierung Standard kann pro Monat pro Mitarbeiter eine Nachzahlung erfasst und abgerechnet werden (Ausnahme: Dezember mit drei Läufen). Ab der Skalierung Gold können pro Monat mehrere Nachzahlungen pro Mitarbeiter erfasst und abgerechnet werden. In der Nachzahlung sind selbstverständlich auch die entsprechenden Höchst- und Freigrenzen berücksichtigt.

Nachzahlungen werden im Abrechnungsassistenten unter Verarbeitungsoptionen ausgewählt und die Bearbeitung gestartet.

Berechnungsinformationen - Die Nachzahlung erfolgt mit den zuletzt verwendeten Basen des Mitarbeiters (vor seinem Austritt). Ist der Mitarbeiter im Vorjahr ausgetreten, verhält sich die Basenkumulierung gleich, wie wenn der Mitarbeiter in einem neuen Lauf des Vorjahres abgerechnet wird. Die Basen werden in so einem Fall mit denen des Vorjahres kumuliert.

Systematik - Von der Systematik her unterscheidet sich grundsätzlich die Nachzahlung nicht von den konventionellen Lohnzahlungen, ausser dass die Selektion für die Mitarbeiterauswahl eingeschränkt wird.

Ablauf Nachzahlung

Start Abrechnungsassistent

Um eine Nachzahlung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

• Checkbox Nachzahlungen verarbeiten aktivieren (1.)
• die Beschreibung ändert nun von “1. Lohnabrechnung…“ zu “Korrekturabrechnung“ und kann bei Bedarf noch individuell geändert werden (2.)
• danach Schalter betätigen

Beachten Sie, dass der gesamte Bereich “Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet werden“ ausgegraut wird und automatisch der Button der Option “Mitarbeiter wählen“ gesetzt wird.

Auswahl ausgetretene MitarbeiterInnen

Auf Grund der vorgegebenen Funktion Mitarbeiter wählen, öffnet sich das herkömmliche Auswahlfenster in welchem aber nur Mitarbeiter erscheinen, welche mit einem Austrittsdatum versehen sind.

Mit den Pfeilsymbolen können einzelne Mitarbeiter hinzugefügt oder wieder entfernt werden . Danach den Schalter betätigen.

Mutation der Zulagen / Abzüge

Wie im Printscreen ersichtlich, wird nun für die Abrechnung ein weiterer bzw. nächster unbenutzter Abrechnungsmonat des letzten Abrechnungsjahres verwendet.

• Sollten die Lohndaten soweit stimmen, könnte mit dem Schalter die Nachzahlungsprozedur abgeschlossen werden.
• In der Praxis werden allerdings meist oft spezielle oder abweichende Zulagen und allenfalls auch Abzüge verwendet und können so mit in den bereits bekannten Bearbeitungsmodus gewechselt werden

• Nachdem die Lohndaten mutiert wurden, kann auch hier betätigt werden.

Fertigstellung Nachzahlung

Nun kann mit dem Schalter die Nachzahlung abgeschlossen und der Abrechnungsassistent beendet werden.

Bereinigung Mitarbeiterstamm / Mitarbeiter löschen

Oft werden und wurden per Anfang Jahr Mitarbeiter, die in der Zwischenzeit ausgetreten sind, aus dem Mitarbeiterstamm gelöscht, da sie jetzt keine Bewegungen mehr aufweisen. Bedenken Sie, dass diese für Nachzahlungen auch nicht mehr zur Verfügung stehen würden.

13. Monatslohn

Über die Checkbox 13. Monatslohn können Sie definieren, ob im aktuellen Lohnlauf die Zulage des 13. Monatslohn berechnet werden soll. Haben Sie zusätzlich bei der Zulage den aktuellen Abrechnungsmonat aktiviert, so wird die Zulage automatisch eingefügt. Andernfalls müssen Sie die Zulage beim entsprechenden Mitarbeiter manuell einfügen.

Wenn Sie die Checkbox 13. Monatslohn nicht aktivieren, wird im Lohnlauf kein Betrag berechnet. Dies auch dann nicht, wenn Sie die entsprechende Zulage manuell hinzufügen. So können Sie jedoch steuern, in welchem Lohnlauf der Betrag ausbezahlt werden soll.

Im Abrechnungsassistenten haben Sie nochmals die Möglichkeit, die Zulage für den 13. Monatslohn hinzuzufügen, abzuwählen oder eine Zulage als nicht auszahlungsfähig für den 13. Monatslohn zu definieren. Der Betrag der Zulage des 13. Monatslohn berechnet sich aus der Berechnungsgrundlage und bezieht den aktuellen Lohnlauf immer mit ein.

Beachten Sie, dass eine manuelle Eingabe eines Betrages für den 13. Monatslohn nicht möglich ist, da die Berechnung automatisch vollzogen wird. Ein solcher Fall kann beispielsweise eintreten, wenn Sie den 13. Monatslohn bereits im November für das volle Jahr ausbezahlen möchten. Dann empfehlen wir Ihnen, eine zusätzliche Zulage für manuelle Auszahlungen des 13. Monatslohnes zu erstellen und diese zu verwenden.

Fehlermeldung Abrechnungsassistent

Sollten beim Mitarbeiter noch offene Korrekturen vorhanden sein die u. U. ein manuelles Eingreifen erfordern, so weist dies der Abrechnungsassistent mit einer entsprechenden Meldung hin.