Buchen

Buchungen werden unter Kasse / Buchen vorgenommen.

Bankbezug auswählen - Bevor sich die Buchungsmaske öffnet, muss die zu bebuchende Kasse bzw. Bank ausgewählt werden. Fehlende Bankbezüge können Sie auch an dieser Stelle neu anlegen.

Die Bezeichnung der ausgewählten Kasse bzw. Bank steht als Überschrift in der Buchungsmaske. Der aktive Buchungszeitraum wird mit der Mandantenwahl eingestellt.

Aufbau der Buchungsmaske - Für so gut wie alle verwalteten Daten gibt es eine Gesamtansicht in Tabellenform und eine Bearbeitungsansicht für den einzelnen Datensatz.

Um beim Buchen nicht zwischen den Ansichten wechseln zu müssen, ist die Buchungsmaske geteilt in einen oberen Eingabebereich und einen darunter liegenden Tabellenbereich mit der Liste aller erfassten Buchungen.

Mit dem Abschluss einer Buchung wird diese in die Liste übernommen und der Bereich zur Eingabe ist wieder leer.

Funktionsleiste - Über die Funktionsleiste leeren Sie den Eingabebereich zum Erfassen einer neuen Buchung, speichern Sie eine Änderung, verwerfen Sie Ihre Eingaben oder Löschen Sie eine selektierte Buchung. Welche Schalter aktiv oder inaktiv sind, ist abhängig vom Bearbeitungsstatus der Buchung.

Über Einstellungen und Funktionen (Kontextmenü) erreichen Sie folgende Zusatzfunktionen:  

• Maske konfigurieren
• Eingabereihenfolge
• Negativprüfung
  Der Kassenbestand darf nicht negativ werden. Um die Buchung evtl. zu ändern, die zum negativen Saldo führte, kann man diese für den zurückliegenden Monat über die Negativprüfung ermitteln lassen.
• Fibuexport zurücksetzen
  Exportierte Buchungen sind in der Liste der Buchungen durch eine veränderte Schriftfarbe (grau) gekennzeichnet. Belegweise kann der Fibuexport zurückgesetzt werden. Wurde über Fibu direkt exportiert, wird gleichzeitig der entsprechende Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung storniert.
• Zahlungen neu nummerieren

Eingabefelder

Das Verhalten der Eingabefelder kann über ihr Kontextmenü oder über die Funktion Eingabereihenfolge geregelt werden.

Datum - Für die Erfassung des Buchungsdatums ist nur der Tag einzugeben. Der jeweilige Monat ist auszuwählen.

Beleg - Die Belegnummer der Buchung kann manuell eingetragen oder automatisch hochgezählt werden, je nach gesetzter Option unter Kontextmenü bzw. Maske konfigurieren.

Dort kann weiterhin eingestellt werden, ob die Belegnummerneingabe Pflicht ist oder ob nur eine Warnung erfolgen soll.

Konto - Hier wird das zu bebuchende Konto eingetragen.

Das Gegenkonto ist das in Kasse / Konten / Bankbezüge eingetragene Fibu-Konto. Mit diesem wird der Buchungssatz komplettiert.

Hinweis: Ein in Kassen / Konten / Bankbezüge zugeordnetes Konto sollte nur über ein Transferkonto bebucht werden!

Text - Ist im Konto ein Autotext hinterlegt, wird dieser als Vorschlag in die Buchung übernommen. Die Buchungstexte aus Kasse / Konstanten / Buchungstexte erhalten Sie durch Eingabe des Buchungstextschlüssels.

Über Einstellungen und Zusatzfunktionen - Maske konfigurieren können Sie regeln, ob die Buchungstexteingabe Pflicht ist oder ob nur eine Warnung erfolgen soll.

Währung - Der Betrag kann in einer beliebigen Währung erfasst werden. Die Maske über Schalter ”Kurs” zeigt die entsprechenden Kurse und die Beträge, wenn bereits erfasst, in Leit- und Fremdwährung.

Brutto - Als Betrag ist immer der Brutto-Betrag einzugeben.

Steuer - Ist im Konto der Steuerschlüssel hinterlegt, wird dieser in die Buchung übernommen. Er kann geändert bzw. wenn nicht vorbelegt, erstmals eingetragen werden.

Kostenstelle - Ist für den aktuellen Mandanten die Kostenrechnung aktiv, gibt es ein weiteres Eingabefeld zur Erfassung der Kostenstelle.

Einstellungen für die Buchungsmaske - Grundsätzlich sollte man sich mit der [Enter]-Taste von Eingabefeld zu Eingabefeld bewegen. Diese Taste schliesst auch den Buchungssatz ab.

Zudem lässt sich die Buchungsmaske optimal konfigurieren. Zu den entsprechenden Menüs gelangen Sie über die Schaltfläche Einstellungen und Zusatzfunktionen .

Zahlungen buchen - Wird für einen Mandanten das SelectLine Kassabuch mit der SelectLine Finanzbuchhaltung eingesetzt, berührt eine Zahlung im Kassabuch die Offenen Posten erst nach dem Direktexport der Kassenzahlungen in die Fibu. Die Zahlung ist ein neuer OP geworden, gegen den ein passender Rechnungs-OP manuell ausgeglichen werden kann.

Die im Folgenden geschilderten Möglichkeiten gibt es in diesem Fall in der Kasse nicht.

Wenn Sie das SelectLine Kassabuch für einen Mandanten nutzen, für den nicht das Rechnungswesen installiert ist, erkennt das Programm an der Buchung Kassen / Banken / Anlagen-Bezug gegen ein Personenkonto, dass mit der Zahlung eine offene Verbindlichkeit oder Forderung ausgeglichen werden soll.

Wurde der offene Betrag nicht komplett gezahlt, muss entschieden werden, wie mit dem Fehlbetrag zu verfahren ist.

Um den Fehlbetrag nachzufordern bzw. zu verfolgen, kann ein Rest-OP gebildet werden. Handelt es sich um einen geringfügigen Fehlbetrag, kann Nachlass gewährt werden.

Das bedeutet, je nach konkreter Sachlage, wird beim Buchen der Zahlungen von Forderungen oder Verbindlichkeiten lt. Kontoauszug der Programmdialog variieren.