Belegausgabe Lieferanten

Unter Stammdaten / Kunden / Lieferanten / Belegausgabe und Lieferanten ist dieser Eintrag im Baummenü verfügbar. Über diesen können Einstellungen zur Belegausgabe vorgenommen werden. Im Speziellen können hier für jeden Belegtypen bestimmte Ausgabeeigenschaften konfiguriert werden. Während im Bereich der Kundenstammdaten eine allgemein gültige Leitweg ID hinterlegt werden kann sowie alle Belege der Ausgangsseite angepasst werden können, sind es im Bereich der Lieferantenstammdaten alle Belege der Eingangsseite. Dazu zählen auch selbst-definierte Belege. Eine Auflistung aller Belege erfolgt tabellarisch.

Die Einstellungen nehmen Sie über einen eigenen Dialog vor. Dieser Dialog wird über die Funktion Bearbeiten im Tabellenmenü oder über Doppelklick auf die entsprechende Zeile aufgerufen und beinhaltet Einstellungen zum Versandformat, der E-Mail-Adresse, einer bevorzugten Druckvorlage sowie dem individuellen Format.

Mit der Einstellung des Versandformats kann individuell für jeden Belegtypen festgelegt werden, ob ein elektronischer Versand standardmässig stattfinden soll. Dabei kann jeder Belegtyp grundsätzlich als PDF per E-Mail versandt werden. Zusätzlich besteht bei umsatzrelevanten Ausgangsbelegen die Option der Wahl eines bekannten E-Rechnungsformats.

Wird eine elektronische Belegausgabe in Form des Versands als PDF oder in Form eines elektronischen Rechnungsformats gewählt, so muss mindestens eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Diese wird beim Versenden von E-Mails ober den Einzel- und Sammeldruck für den entsprechenden Belegtypen verwendet. Dabei ist auch die Mehrfacheingabe von E-Mail-Adressen getrennt durch Semikolon möglich.

Darüber hinaus kann eine bevorzugte Druckvorlage je Belegtyp hinterlegt werden. Ist hier eine Druckvorlage hinterlegt, wird diese die Standarddruckvorlage des Kunden bzw. Lieferanten und auch die Druckvorlage aus Nutzervorgaben übersteuern.

Über das individuelle Format können spezifische Nachrichtenformate, die im Bereich Schnittstellen zuvor definiert wurden, ausgewählt werden. Diese Option besteht nur, wenn im Bereich Versandformat ein entsprechendes E-Rechnungsformat ausgewählt wurde.

Mandanteneinstellungen

Zusätzlich wurde in den Mandanteneinstellungen ein Bereich für die Belegausgabe geschaffen. Dieser ist über den Menüpunkt Belege erreichbar. Im Bereich der elektronischen Belege können hier die Versandformate aktiviert und deaktiviert werden. Eine Deaktivierung hat zur Folge, dass das Versandformat zwar weiterhin genutzt werden kann, es jedoch für zukünftige Konfigurationen in der Belegausgabe nicht mehr als Versandformat zur Auswahl angeboten wird. Somit kann vermieden werden, dass ein abgekündigtes oder veraltetes Versandformat für weitere Konfigurationen genutzt wird.