Belegübernahmeoptionen

Über die Belegübernahmeoptionen unter Mandant / Einstellungen / Belegübernahmeoptionen können benutzerbezogene Vorgaben für die Belegübernahme/-übergabe je nach gewählter Belegart festgelegt werden. Dabei wird vorrangig unter Eingangs- und Ausgangsbelege unterschieden.

Durch den Schalter lassen sich dann spezifische Belegübernahmeoptionen pro Benutzer definieren. Je nach gewähltem Quellbeleg stehen nachfolgende Belegarten als Zielbeleg zur Verfügung. Der Benutzer Alle gilt für jegliche User, welche keine spezifische Ausnahme besitzen.

Mit diesem Dialog bietet sich die Möglichkeit, für bestimmte Kombinationen von Quell- und Zielbeleg Regelungen anzulegen, vorhandene zu bearbeiten, zu kopieren und diese zu entfernen. Zudem können diese Regeln benutzer- und mandantenspezifisch oder benutzerübergreifend und mandantenspezifisch gespeichert werden. Diese Einstellung wird durch das Feld Kürzel beeinflusst, wobei ein leeres Kürzel eine Zuweisung an alle Benutzer bedeutet, sofern dieser Benutzer keine ihm direkt zugewiesene Regel besitzt.

Ausserdem wurde der Übernahmedialog bei einer Belegübernahme bzw. Belegübergabe vollständig überarbeitet. Sofern dem aktiven Benutzer für eine Belegübernahme bzw. Belegübergabe eine Regel direkt zugeordnet wurde, gelten nur diese Übernahmeoptionen bei einer Belegübernahme bzw. Belegübergabe. Ist dies nicht der Fall, so wird die Regel angewendet, die allen Benutzern zugeordnet wurde. Bei Änderung der Einstellungen während einer Belegübernahme bzw. Belegübergabe werden die Änderungen verworfen, sobald die Belegübernahme bzw. Belegübergabe beendet wurde.

Das bisherige Verhalten des Übernahmedialoges bei einer Belegübernahme bzw. Belegübergabe wurde beibehalten und ist aktiv, wenn keine Regel angelegt wurde.

Übernahme von Belegen mit Journalen

Bisher stand Ihnen für die Belegübernahme und Sammelbelegerstellung nur das Kopieren von Journalen zur Verfügung. Hierdurch können, gerade bei der Verwendung von Anhängen in Journalen, schnell grosse Datenmengen mit entsprechendem Speicherverbrauch entstehen. Alternativ zum Kopieren steht Ihnen nun auch das Zuordnen von Journaleinträgen zur Verfügung. Wird die Übernahmeoption „Journaleinträge zuordnen“ verwendet, enthält der Zielbeleg eine Zuordnung zum originalen Journaleintrag und keine Kopie.

Die Zuordnung hat den Vorteil, dass der Journaleintrag wie gewohnt bearbeitet und eingesehen werden kann, aber kein doppelter Anhang und somit Speicherverbrauch entsteht. Ein Nachteil kann entstehen, wenn innerhalb einer Belegkette der Beleg mit dem originalen Journaleintrag gelöscht wird, auf den Zuordnungen bestehen. Die Zuordnungen können dann nicht mehr verwendet werden. Wird ein Beleg mit einer Zuordnung als Journaleintrag in einen Folgebeleg übergeben, wird bei gesetzter Option Journaleinträge kopieren, eine Kopie des originalen Journaleintrags erstellt und nicht nur die Zuordnung aus dem Quellbeleg kopiert.

Belegübergabe in einen definierten Zielbeleg per Tastenkombination

Nutzen Sie bei der Belegübergabe oft denselben Zielbeleg, dann kann Ihnen die Übergabe per Tastenkombination wahrscheinlich ein paar Klicks ersparen. Für diese Vorgänge bieten wir Ihnen je Belegtyp das Festlegen eines Zielbelegtyps, in den die Übergabe einfach über eine Tastenkombination erfolgen kann. Die Einstellungsmöglichkeit finden Sie unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen unter Maske anpassen und dort auf der Seite Optionen.

Die Einstellung muss pro Belegtyp und Benutzer vorgenommen werden. Wenn Sie für mehrere Benutzer die gleichen Einstellungen der Belegmaskenanpassung benötigen, kann Ihnen auch die bekannte Funktion Benutzereinstellungen übernehmen behilflich sein, welche Sie über die Einstellungen und Zusatzfunktionen der Rechteverwaltung erreichen.