Sammelbelege erstellen belegweise / Belege übernehmen / kopieren

Die Belegübernahme kann bei der Belegbearbeitung über den Funktionsschalter [Alt] + [F11], im Kassenbeleg über [F8] oder den Programmpunkt Belege / Disposition / Sammelbelege / Belegweise erfolgen.

Den Dialog zum Erstellen von Sammelbelegen erreichen Sie ausserdem aus der Listenansicht der Belege, in den Kontextbezogenen Programmfunktionen mit Rechtsklick auf die Belegnummer.

Unterschied - Mit der Funktion in der Belegbearbeitung bzw. im Kassenbeleg kann jeweils nur ein Vorgängerbeleg in einen Nachfolgebeleg übernommen bzw. übergeben werden.

Über den Programmpunkt Belege / Aus- oder Eingangsbelege / Sammelbelege können beliebig viele Vorgängerbelege eines Typs zu einem oder mehreren neuen Nachfolgebelegen zusammengefasst werden.

Hinweis: Sammelbelege können auch positionsweise erzeugt werden. Die Übergabe von Aufträgen kann auch durch die Auftragsdisposition erfolgen.

Belegauswahl

Es können nur Belege übernommen werden, die in der Beleghierarchie vor dem neuen Beleg stehen.

Wählen Sie den gewünschten Belegtyp aus und markieren Sie in der Liste den/die zu übernehmenden Beleg/e.

Zusätzlich können Sie die Ansicht über die Auswahlfelder nach Belegempfänger, Standort und/oder über das Filtersymbol nach weiteren Kriterien einschränken.

Die Selektion nach Standort steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in den Mandanteneinstellungen festgelegt haben, dass Sie standortabhängig arbeiten wollen. In diesem Fall ist die Eingabe eines Standortes zwingend erforderlich.

Einzelne Belege lassen sich bei Sammelbelegen per Mausklick mit gleichzeitig gedrückter [Ctrl)-Taste sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren.

Ganze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Ctrl] + linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.

Alle Datensätze markieren Sie mit der Tastenkombination [Ctrl] + [A] oder über die Checkbox im Tabellenkopf, mit der Sie die Markierung auch komplett wieder zurücknehmen können.

Hinweis: Offene Belege, die noch den Bearbeitungsstatus In Bearbeitung tragen, werden nicht zur Übernahme angeboten.

Die Übernahme von Vorkassebelegen in Folgebelege ist je nach Mandanteneinstellung erst bei vollständiger oder teilweiser Bezahlung möglich. Im Fehlerfall werden die nicht übernehmbaren Vorkassebelege in ein Fehlerprotokoll aufgenommen.

Zur Orientierung und Filterung wird in der Tabelle die Spalte Offen Vorkasse mit dem Betrag der noch zu leistenden Zahlungen angezeigt.

Belegübernahme - Einstellungen - Mit dem Schalter generieren Sie den Zielbeleg und haben zuvor die Möglichkeit, Einstellungen zur Steuerung der Übernahme zu treffen bzw. die Übernahmemengen zu ändern.

Mit entsprechender Mandanteneinstellung kann bei Erstellung von Sammelbelegen bzw. der Belegübergabe zusätzlich noch die Abfrage nach dem gewünschten Belegdatum aktiviert werden.

Belege kopieren von

Kopieren von - Durch die Belegfunktion aus dem Kontextmenü des jeweiligen Beleges Kopieren von wird der gewählte Beleg 1:1 in den neuen Beleg übernommen. Hierbei können Sie über Programmabfrage nach der Belegauswahl entscheiden, ob der Beleg komplett oder nur dessen Positionen kopiert werden sollen.

Ausserdem können Sie beim Kopieren eines projektbezogenen Beleges wahlweise die Projektnummer mit übernehmen, sofern das Projekt noch nicht abgeschlossen ist.

Die Funktion Beleg kopieren von bietet die Möglichkeit, mittels Schalter Positionen vom Kopieren auszuschliessen. Zudem kann die Positionsmenge für die Kopie angepasst werden. Um die gewohnte Arbeitsweise für Anwender nicht zu beeinflussen, gibt es eine Besonderheit bei der Mehrfachauswahl von Positionen: wird ein Beleg für die Kopie gewählt und werden keine Änderungen an der Menge und der Auswahl der Position vorgenommen, wird wie bisher der komplette Beleginhalt kopiert.

Eingangs- und Ausgangsseite übergreifend - Es ist möglich, Positionen eines Eingangs- in einen Ausgangsbeleg (und umgekehrt) zu kopieren. Das Programm ermittelt dabei Positionsangaben neu, die durch das Kopieren ungültig werden.

Dazu gehören:

• Preis- und Rabattangaben
• Angaben für die Finanzbuchhaltung (USt-ID-Pflicht, Steuerschlüssel, Fibu-Konto, Kostenstelle und -träger)
• Provisionsangaben

Standortbezogenes Arbeiten - Ist das standortbezogene Arbeiten aktiviert (Mandanteneinstellung), können nun auch Belegpositionen aus Belegen mit abweichenden Standortangaben kopiert werden. Wird das Positionslager dadurch ungültig (da es nicht zum Standort des Zielbelegs passt), wird es entfernt.

siehe auch: Beleg kopieren

Belege übernehmen von

Übernehmen von - Die Belegfunktion Belege übernehmen von erreichen Sie in der Belegbearbeitung über den Funktionsschalter des jeweiligen Beleges [Alt] + [F11] bzw. im Kassenbeleg über die Kassenfunktion [F8].

Hiermit können Sie einen Beleg oder einzelne Belegpositionen in einen Nachfolgebeleg (z.B. Lieferschein aus Auftrag) übernehmen und ggf. den Vorgängerbeleg, die Vorgängerpositionen dadurch erledigen.

Belegauswahl - Wählen Sie den gewünschten Belegtyp aus und markieren Sie in der Liste den zu übernehmenden Beleg. Über die Filter kann die Liste entsprechend eingegrenzt werden. Ist im neuen Beleg bereits ein Kunde ausgewählt, werden in der Tabelle nur die offenen Belege dieses Kunden angezeigt. Es können nur Belege übernommen werden, die in der Beleghierarchie vor dem neuen Beleg stehen.

Mit dem Schalter kann die Anzeige der Belegpositionen ein- bzw. ausgeschaltet werden.

Sollen nur einzelne Positionen eines markierten Beleges übernommen werden, lassen sich die Positionen in der Tabelle per Mausklick mit gleichzeitig gedrückter [Ctrl]-Taste sowie durch Cursorauswahl und Leertaste für die Übernahme markieren. (nicht bei Beleg kopieren von...)

Mit dem Schalter übernehmen Sie die Auswahl und haben zuvor die Möglichkeit, Einstellungen zur Steuerung der Übernahme zu treffen bzw. die Übernahmemengen zu ändern.

Beleg übergeben - Durch die Funktion Beleg übergeben überführen Sie, wie auch durch die Belegübernahme, den ausgewählten Beleg in einen neuen Bearbeitungsstatus. Dabei können Sie nur an Belegarten übergeben, die in der Belegkette hinter der aktiven Belegart eingeordnet sind.

Mit einer speziellen Mandanteneinstellung kann bei der Belegübergabe zusätzlich noch die Abfrage nach dem gewünschten Belegdatum aktiviert werden. (siehe Abschnitt Belege)

Hinweis: Belege können auch über die Erstellung von Sammelbelegen oder durch die Auftragsdisposition in Folgebelege übergeben werden. (siehe Abschnitt Sammelbelege erstellen bzw. siehe Abschnitt Auftragsdisposition)

Übernahmeoptionen - Bei jeder Belegübernahme/-übergabe (nicht bei Beleg kopieren von...) öffnet sich die Eingabemaske zur Steuerung der Übernahmeoptionen. Alle gewählten Einstellungen werden belegweise gespeichert und sind beim erneuten Aufruf entsprechend vorbelegt.

Hinweis: Den Dialog zur Festlegung der Übernahmeoptionen können Sie durch eine entsprechende Mandanteneinstellung generell oder über die Rechteverwaltung benutzerbezogen unterdrücken.

• Positionsübernahme - Folgende Optionen regeln die Positionsübernahme:
• Erledigte Positionen- Steuert die Übernahme bereits erledigter Positionen aus dem Quellbeleg.
• Kommentare übernehmen - Steuert die Übernahme von Kommentarpositionen aus dem Quellbeleg.
• Teil- u. Zwischensummen übernehmen - Steuert die Übernahme von Teil- und Zwischensummenpositionen aus dem Quellbeleg. Da auf Teilsummen Rabatte gegeben werden können, sollte diese Option unbedingt aktiviert werden, da diese sonst im Zielbeleg fehlen würden. Auch die Übernahme der Belegpositionen vom Typ Seitenwechsel wird mit dieser Option geregelt.
• Automatische Mengenanpassung- Mit dieser Option und der Markierung des gewünschten Lieferstatus werden die Belegpositionen nur entsprechend der im Lager verfügbaren Mengen übernommen, d.h. ist kein Bestand vorhanden, wird die Position mit Menge 0 übernommen.
• Vollständig lieferbar - Die Position wird nur übernommen, wenn sie vollständig lieferbar ist.
• Teilweise lieferbar - Die Position wird auch übernommen, wenn nur Teilmengen lieferbar sind.
• Nicht lieferbar- Die Position wird übernommen, obwohl sie nicht lieferbar ist. Die Option zur automatischen Mengenanpassung muss hierbei deaktiviert sein.
• Manuelle Mengenanpassung - Ist diese Optionen gesetzt, erscheint für jede zu übernehmende Position einzeln oder für alle Positionen in Listendarstellung der Dialog zur Änderung der Übernahmemengen.
  Für die Listendarstellung ist es erforderlich, in den Mandanteneinstellungen die entsprechende Option zu aktivieren (siehe Abschnitt Übernahme / Statistik)

In der Maske Artikelübernahme werden Ihnen informativ Daten zum Artikel bzw. zur Position aus dem Übernahmebeleg angezeigt. Ist dem Beleg eine Sprache zugeordnet und wird für die Position eine Fremdsprachenbezeichnung und -zusatz verwendet, erfolgt die Anzeige dieser im Dialog in dem jeweils zur Sprache hinterlegten Schriftfont.

Sie haben nun die Möglichkeit in den Eingabefeldern Menge [Alt] + [M] und Termin [Alt] + [T] die vorgeschlagenen Daten anzupassen und diese zu übernehmen [F10].

Wählen Sie Ignorieren [Esc], wird die aktuelle Position nicht übernommen. Mit der Wahl ”Weitere ignorieren” Alt + [W] werden alle nachfolgenden Positionen des selben Quellbelegs ab der aktuellen übersprungen und somit nicht in den Zielbeleg übernommen.

Markieren Sie in der Listendarstellung die zu übernehmenden Positionen einzeln oder per Mehrfachauswahl und tragen Sie in den betreffenden Spalten die gewünschte Menge und den neuen Termin ein.

Vorbelegt sind die Spalten mit der noch offenen Menge und dem Liefertermin der zu übernehmenden Position des Quellbelegs.

Mit dem Schalter oder mit der Funktionstaste [F10] übernehmen Sie die Auswahl.
Mit aktivierter Option ”Lagerdialog immer anzeigen” in den Mandanteneinstellungen können Sie hierüber bei lagerberührenden Belegen für jede Position sowohl das Lager als auch die Mengen beim Ein- und Auslagern bestimmen.

• Kalkulationspreis aus Stammdaten anpassen - Diese Option sorgt dafür, dass im Folgebeleg der Kalkulationspreis für die Position aktuell neu ermittelt und eingefügt wird. Andernfalls wird der Kalkulationspreis aus dem Quellbeleg übernommen.
• Belegweise Gliederungssummen mit Übernahmeinfo - Hierdurch werden alle Positionen des Quellbelegs um eine Hierarchieebene nach unten verschoben und eine Überschriftsposition generiert. Die Texte für diese Überschriftsposition können Sie in den Mandanteneinstellungen selbst definieren. (siehe Abschnitt Belege / Sprachen)
• Unterpositionen nicht drucken - Sollen mehrere Positionen zu einer Gliederungssumme zusammengefasst werden, kann mit dieser Option das interne Druckkennzeichen der übernommenen Positionen entfernt werden. Die Unterpositionen erhalten hierdurch das Kennzeichen ” Drucksperre”, so dass beim Ausdruck des Zielbelegs nur noch die Überschriftsposition gedruckt wird.
• Teilsumme einfügen - Durch diese Option ist es möglich, im Zielbeleg je Vorgänger den Zeilentyp Teilsumme einzufügen, auf den ggf. noch Rabatt gewährt werden kann.

Belegübernahme

Die folgenden Optionen regeln die weitere Übernahme:

• Belege zusammenfassen - Es können Vorgängerbelege einem Zielbeleg nur zugeordnet werden, wenn folgenden Angaben übereinstimmen: Kundennummer, Belegwährung, Preistyp (Brutto o. Netto), Rundungstyp des Gesamtbetrages, Rabattgruppe, Höhe des Belegrabatts, zugeordnete Belegrabattstaffeln und deren Rabattsätze, Projektnummer (bei Ausgangsbelegen), Valutadatum, Liefer- und Zahlungsbedingung, USt-ID (bei Ausgangsbelegen).
• Kopfdaten übernehmen - wurde dem Zielbeleg bereits eine Adresse zugeordnet (Kunde bzw. Lieferant ausgewählt), wird bei gesetzter Option diese durch die entsprechenden Daten des Quellbeleges überschrieben, anderenfalls bleiben die Kopfdaten des Zielbeleges erhalten.
• Unser Zeichen übernehmen - Optional wird hier der Eintrag im Feld ”Unser Zeichen” aus dem Quellbeleg übernommen. Ist diese Option nicht gesetzt, wird über das Benutzerkürzel ein neuer Eintrag erstellt.
• Notizen übernehmen- Über diese Option können Sie die Übernahme der Notizen des Quellbeleges in den Zielbeleg regeln.
• Teilübernahmen füllen - Ist diese Option aktiviert, wird bei wiederholter Übernahme desselben Beleges die Position des Quellbeleges in der bereits bestehenden Position des Zielbeleges zusammengefasst. Anderenfalls wird im Zielbeleg je wiederholter Übernahme eine neue Position erzeugt.
  Ist hierbei die Option ”Kalkulationspreis aus Stammdaten anpassen” gewählt, wird der Kalkulationspreis aktuell aus den Stammdaten ermittelt, andernfalls bleibt dieser im Zielbeleg unverändert.
• Kopf- und Fusszeilen übernehmen - Hiermit wird festgelegt, ob die Kopf- und Fusstexte des Quellbeleges in den Zielbeleg übernommen werden sollen.
• Belegkurs anpassen - Bei gesetzter Mandanteneinstellung zur Verwendung des Tageskurses in Fremdwährungsbelegen können Sie mit dieser Option festlegen, dass im Zielbeleg der aktuelle Tageskurs eingefügt wird.

Zielbeleg - Weiterhin können Sie bei der Belegübergabe für Einzelbelege in den Übergabeoptionen einstellen, ob der Zielbeleg im Anschluss an die Übergabe automatisch geöffnet werden soll.

Übernahmestatus

Nach erfolgter Übernahme können Sie in der Strukturansicht der Positionsbearbeitung im Beleg die Übernahmeinformationen der aktuellen Position überprüfen.

Sind alle Belegpositionen des Ausgangsbeleges mit (mindestens) der angegebenen Menge übernommen, erhält der Ausgangsbeleg den Übernahmestatus erledigt .Belege, die noch nicht oder nicht vollständig übernommen wurden, haben den Übernahmestatus offen.

Der Übernahmestatus offener Belege kann mit dem Schalter Ändern in der Belegeingabemaske auf ”manuell erledigt” gesetzt werden. Das sollte bei allen Belegen erfolgen, die nicht mehr übernommen werden sollen, wie z.B. bei ungültig gewordenen Angeboten.

Beim manuellen Erledigen bleiben bei Lagerartikeln die erfolgten Lagerungen (Bestände) erhalten; Reservierungen, Bestellungen und Aktionen aus Packzetteln werden dagegen zurückgenommen.

Hinweis: Einen Überblick über noch offene Belege können Sie sich in den Programmauswertungen verschaffen. (siehe Abschnitt Ausgangsbuch / Eingangsbuch und Offene Belege)

Beispiel

Sie haben einen Kundenauftrag über 1000 Stück eines Artikels. Geliefert wurden zu diesem Auftrag zunächst 950 Stück. Ihr Kunde storniert nun die noch offene Menge. So können Sie diesen Auftrag auf ”manuell erledigt” setzen. Bleiben die Auftragsrückstände unerledigt, werden diese Mengen u. U. in zukünftige Bestellvorschläge mit einbezogen.

oder

Sie erfassen eine Bestellung Ihres Lieferanten über 100 Stück eines Artikels. Der Lieferant kann aber nur noch 90 Stück liefern. Dann sollten Sie bei der Übernahme der Bestellung in den Wareneingang die Menge auf 90 anpassen und die Bestellung schliesslich auf “manuell erledigt“ setzen.

Beleg kopieren von mit manueller Mengenanpassung

Positionswahl

Die Funktion „Beleg kopieren von“ bietet die Möglichkeit Positionen vom Kopieren auszuschliessen. Zudem kann die Positionsmenge für die Kopie angepasst werden. Um die gewohnte Arbeitsweise für Anwender nicht zu beeinflussen, gibt es eine Besonderheit bei der Mehrfachauswahl von Positionen: Wird ein Beleg für die Kopie gewählt und werden keine Änderungen an der Menge und der Auswahl der Position vorgenommen, wird wie bisher der komplette Beleginhalt kopiert.

Eingangs-, Ausgangsseite

Neu ist auch, dass Positionen eines Eingangs- in einen Ausgangsbeleg (und umgekehrt) kopiert werden können. Das Programm ermittelt hierbei Positionsangaben neu, die durch das Kopieren ungültig werden.

Hierzu gehören:

• Preis- und Rabattangaben
• Angaben für die Finanzbuchhaltung (UStID-Pflicht, Steuerschlüssel, Fibu-Konto, Kostenstelle und -träger)
• Provisionsangaben

Belegweise

Es werden Vorgängerbelege in einem Sammelbeleg nur zusammengefasst, wenn folgenden Angaben übereinstimmen:

• Kundennummer
• Belegwährung
• Preistyp (Brutto, Netto, Steuerfrei)
• Rundungstyp des Gesamtbetrages
• Rabattgruppe
• Prozentsatz für den Belegrabatt
• zugeordnete Belegrabattstaffeln und deren Rabattsätze
• Valutadatum
• Liefer- und Zahlungsbedingungen
• Projektnummer (bei Ausgangsbelegen)
• USt-ID (bei Ausgangsbelegen)
• Zahlsperre

Die Belegübernahme kann bei der Belegbearbeitung über den Funktionsschalter [Alt] + [F11], im Kassenbeleg über [F8] oder den Programmpunkt Belege / Ein- und Ausgangsbelege / Sammelbelege / Belegweise erfolgen.

Unterschied - Mit der Funktion in der Belegbearbeitung bzw. im Kassenbeleg kann jeweils nur ein Vorgängerbeleg in einen Nachfolgebeleg übernommen bzw. übergeben werden.

Über den Programmpunkt Belege / Aus- und Eingangsbelege / Sammelbelege können beliebig viele Vorgängerbelege eines Typs zu einem oder mehreren neuen Nachfolgebelegen zusammengefasst werden.

Hinweis: Sammelbelege können auch positionsweise erzeugt werden. Die Übergabe von Aufträgen kann auch durch die Auftragsdisposition erfolgen.

Belegauswahl - Es können nur Belege übernommen werden, die in der Beleghierarchie vor dem neuen Beleg stehen.

Wählen Sie den gewünschten Belegtyp aus und markieren Sie in der Liste den/die zu übernehmenden Beleg/e. 

Zusätzlich können Sie die Ansicht über die Auswahlfelder nach Belegempfänger, Standort und / oder über das Filtersymbol nach weiteren Kriterien einschränken.

Standortbezogen - Die Selektion nach Standort steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in den Mandanteneinstellungen festgelegt haben, dass Sie standortabhängig arbeiten wollen. In diesem Fall ist die Eingabe eines Standortes zwingend erforderlich.

Markieren

Einzelne Positionen lassen sich durch Markieren in der entsprechenden Zeile markieren, oder mit demarkieren.

Alle Positionen werden durch markieren in der Titelzeile markiert oder demarkiert.

Belegübernahme - Einstellungen - Mit dem Schalter generieren Sie den Zielbeleg und haben zuvor die Möglichkeit, Einstellungen zur Steuerung der Übernahme zu treffen bzw. die Übernahmemengen zu ändern.
Mit entsprechender Mandanteneinstellung kann bei Erstellung von Sammelbelegen bzw. der Belegübergabe zusätzlich noch die Abfrage nach dem gewünschten Belegdatum aktiviert werden.

Zuschlagsartikel - werden bei der Sammelbelegerstellung belegweise jetzt auch in der Positionsübersicht angezeigt. Sie werden wie bisher immer in den Zielbeleg übernommen.

Übernahme der Lieferbelegnummer bei Belegübergabe steuerbar

Bei der Belegübergabe auf der Eingangsseite haben Sie die Möglichkeit, über die Übergabeoptionen die Übergabe der Lieferbelegnummer zu steuern. Über die Option Lieferbeleg-Nr. übernehmen entscheiden Sie, ob eine Lieferbelegnummer aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übernommen werden oder ob dieses Feld leer bleiben soll. Die untergeordnete Option Belegnummer als Lieferbeleg-Nr. übernehmen erlaubt eine Übernahme der Belegnummer des Quellbeleges als Lieferbelegnummer des Zielbeleges.