Belegübersicht

Das Kernstück im Auftrag ist das Erstellen von Ausgangs- und Eingangsbelegen.

Dabei können sowohl Eingangs- als auch Ausgangsbelege in nachfolgende Belege übernommen werden. Es besteht die Möglichkeit, dass ein Beleg mehrere Vorgänger hat (Sammelbelege belegweise oder positionsweise).

Auch bietet das Programm für einige Belegarten die automatische Belegerstellung an.

Beim Druck ist eine elektronische Archivierung der Belege (z.B. in SelectLine-Doqio, PDF-Dateien oder ELO (Elektronischer Leitz Ordner) möglich.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Archivierung und im System-Handbuchs der SelectLine-Programme.

Unabhängig vom Belegtyp, mit Ausnahme der Projekte, der Werkaufträge, der Kassenbelege, der manuellen Lagerungsbelege sind der Maskenaufbau, die Darstellung als Listenansicht und die Vorgehensweise bei der Datenerfassung für alle Belege identisch.

Der jeweilige Belegstatus ist in der Listenansicht an der Schriftfarbe zu erkennen, die Sie per Kontextmenü (Rechtsklick auf die entsprechende Legende) benutzerspezifisch frei definieren können.

Hinweis: Die Bearbeitungsseite der Belegpositionen lässt sich in den Belegen mit der Tastenkombination (Alt) + (P) erreichen.

Abbildung 1.650: Belegübersicht

Nachfolgend wird Ihnen die Bedeutung der Standarddarstellung beschrieben:

  • schwarz = erledigt bedeutet:
    bezahlt für Umsatzbelege
    vollständig übernommen in Folgebeleg
    manuell erledigt für Projekte und RMA-Vorgänge
    Vertrag nicht aktiv bei Wartungsbelegen
    begonnen für Werkaufträge
  • blau = offen bedeutet:
    fällig für Umsatzbelege
    offen für Projekte und RMA-Vorgänge
    nicht oder nicht vollständig übernommen in Folgebeleg
    Vertrag aktiv bei Wartungsbelegen
    angelegt für Werkaufträge
  • rot = nicht verbucht bzw. fällig bedeutet:
    Beleg noch nicht exportiert in Finanzbuchhaltung (Direkt- oder COM-Export), wenn OP-Verwaltung in der Fibu
  • grün = bezahlt bedeutet:
    bezahlt damit bereit zur Übergabe
  • türkis = in Bearbeitung bedeutet:
    in Bearbeitung für Belegtypen, für die in der Belegdefinition die Verwendung des Bearbeitungsstatus festgelegt ist.

Hinweis: In der Tabelle der Belege wird ein spezielles Feld "Farbe" für die Verwendung in einem Filter bereitgestellt.

Abbildung 1.651: Farbe wählen

Für den Filterwert verwenden Sie "B" oder "b" (black) für schwarz, "N" oder "n" (navy) für blau, "R" oder "r" (red) für rot bzw. "G" oder "g" (green) für grün.

Positionstabelle

Im unteren Teil der Belegtabelle erhalten Sie zum jeweils markierten Beleg eine Auflistung der enthaltenen Positionen.

Auch diese werden anhand ihres Status farblich unterschiedlich dargestellt. Im Gegensatz zum Belegstatus bezieht sich der Status der Belegposition hier nur auf die Übernahme in einen Folgebeleg.

Programmstandard für die Darstellung der Positionen:

  • blau = offen
    Die Position wurde noch nicht in einen Folgebeleg übernommen.
  • grün = teilweise
    Die Position wurde teilweise in einen Folgebeleg übernommen.
  • schwarz = erledigt
    Die Position wurde vollständig in einen Folgebeleg übernommen.

Neben den üblichen Tabellenfunktionen können Sie hier über die Suchfunktionen im Kontextmenü gezielt nach Positionen des Beleges suchen.

Siehe auch: Funktionalität in Tabellen

Folgende Belegarten werden vom Programm standardmässig angeboten:

Projekte

Über Projekte können mehrere Aus- und Eingangsbelege unter einer Projektnummer erfasst und verwaltet werden. (siehe Abschnitt Projekte )

Ausgangsbelege

  • Dispositionsvorschlag - Entscheiden Sie, ob Nichtlager- und/oder Versandartikel für die Ermittlung berücksichtigt werden sollen.
  • Sammelbelege - Sammelbelege können "Belegweise" oder "Positionsweise" übergeben werden.
  • Offerte - Offerten können getrennt für Interessenten und für Kunden geschrieben werden.
  • Auftrag (Auftragsbestätigung) - Lagerartikel werden durch den Auftrag reserviert. Sollte durch die Reservierung der verfügbare Bestand unter den Mindestbestand sinken, kann eine Bestandswarnung durch das Programm erfolgen. Bei der Übernahme von Auftragspositionen in nachfolgende Belege wird die Reservierung des Artikels zurückgesetzt und der Artikel vom Lager abgebucht.
  • Packzettel - Lagerartikel werden durch den Packzettel gesperrt. Gesperrte Artikelbestände sind im Lagerbestand noch enthalten, stehen für andere Belege jedoch nicht mehr zur Verfügung. Bei der Übernahme von Packzettelpositionen in nachfolgende Belege wird der Bestand des Artikels vom Lager abgebucht.
  • Lieferschein - Durch den Lieferschein werden bei Lagerartikeln die jeweiligen Mengen aus dem Lager abgebucht.
  • Teilrechnung - Teilrechnungen (bei Projekten auch Abschlagsrechnungen) können zu Sammelrechnungen zusammengefasst werden.
  • Rechnung - Wurde als Vorgängerbeleg weder Lieferschein noch Teilrechnung erstellt, werden Lagerartikel durch die Rechnung vom Lager abgebucht. (bei Projekten auch als Schlussrechnung) Alle Auswertungen (Umsatz, Erlös, Provision, Buchungsliste, offene Posten usw.) werden aktualisiert.
  • Gutschrift - Gutschriften werden intern wie negative Rechnungen behandelt. Dadurch werden in Auswertungen (Umsatz, Erlös, Provision, Buchungslisten, offene Posten usw.) die gutgeschriebenen Beträge (als ”negative Forderungen” und ”negative Erlöse”) zurückgesetzt und die Lagerbestände aktualisiert. Die Einlagerung der Artikel durch Gutschrift erfolgt zum mittleren Einkaufspreis.

Eingangsbelege

  • Bestellvorschlag - Es werden für den Bestellvorschlag nur Lagerartikel berücksichtigt, denen in den Stammdaten die Dispositionsart "Auftrag" oder "Bestand" zugewiesen wurde.
  • Beim projektbezogenen Bestellvorschlag bzw. beim Bestellvorschlag aus einem reservierenden Beleg werden nur Artikelpositionen vom Typ "Lagerartikel" mit der Dispositionsart "Auftrag" der / des gewählten Belanges berücksichtigt.
  • Sie können die Bestellvorschläge eingrenzen nach Standort, Lieferant, Artikel und Artikelgruppe.
  • Sammelbelege - Entscheiden Sie, ob Sie Sammelbelege "Belegweise" oder "Positionsweise" erfassen wollen.
  • Anfrage - Preisanfragebelege
  • Bestellung
  • Wareneingang - Eingangslieferschein
  • Eingangsrechnung

RMA-Verwaltung

  • Kunden-RMA / Lieferanten-RMA - Mit der Lizenzierung des RMA-Moduls bieten sich Ihnen die beiden Menüpunkt Kunden-RMA und Lieferanten-RMA für die Abwicklung und Verwaltung von Rücksendungen, Reparaturen und Garantiefälle an.
  • Informationen zu erfassten RMA-Vorgängen erhalten Sie auch über die Historie in den Stammdatenmasken der Kunden, Lieferanten und Artikel.

Interne Belege

Leistung