Einrichtung und Anwendung ZUGFeRD

Allgemeine Informationen

ZUGFeRD ist das Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und eine Spezifikation für elektronische Rechnungen, welche in Deutschland zum Einsatz kommt.

Da es in der Schweiz an einem equivalenten Standard derzeit noch fehlt, verwenden bereits einige Softwarehersteller in der Schweiz diesen Standard. Es ist daher möglich, ZUGFeRD-Rechnungen auch unter verschiedenen ERP-Software auszutauschen.

Das Verfahren ZUGFeRD

SelectLine bietet die Möglichkeit, Ausgangsbelege (Rechnungen und Gutschriften) im Format ZUGFeRD zu erstellen und diese anschliessend via E-Mail zu versenden. Mit dem Format ZUGFeRD ist ein Standard gesetzt, mit welchem der Austausch strukturierter Daten zwischen unterschiedlichen Programmen ermöglicht wird. Bei der Nutzung des ZUGFeRD -Formats, wird die Rechnung weiterhin als PDF-Datei erzeugt, jedoch wird nur ein spezielles PDF-Format, PDF/A-3b, benötigt.

Dies ermöglicht es, in die PDF-Datei eine xml-Datei einzubetten. Somit erhält die Datei neben dem menschenlesbaren Teil ebenfalls einen maschinell lesbaren Teil in Form von strukturierten Daten.

Hinweis: Momentan ist es in SelectLine nur möglich, ZUGFeRD Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Das Einlesen ist immer noch in Planung.

Einrichtung SelectLine-Auftrag

Neben der Auswahl von Kunden sind noch weitere Einstellungen im SelectLine-Auftrag zu treffen, damit die entsprechenden Belege im Format ZUGFeRD erstellt und an den Kunden versandt werden können.

Auswahl des PDF-Formats

Die PDF-Datei hat bei der Verwendung des ZUGFeRD-Formats zwei Aufgaben. Zum einen stellt diese die Rechnungsdaten in einer menschenlesbaren Form dar und zum anderen dient sie als Container, in die eine xml-Datei eingebettet wird. Hierzu ist es erforderlich, die Datei im PDF/A-3b Format zu erstellen. Damit dies gewährleistet ist, muss in den Mandant / Programmeinstellungen des SelectLine-Auftrags das entsprechende Format ausgewählt werden.

Zuordnung der Mengeneinheiten

Da das ZUGFeRD-Format einen Standard darstellt, welcher den Austausch strukturierter Daten zwischen unterschiedlichen Programmen ermöglicht, ist es erforderlich, die Daten in einer vorgesehen Art und Weise zu übermitteln. Vor allem bei Mengeneinheiten gibt es die unterschiedlichsten Schreibweisen für ein und dieselbe Einheit. Damit hier ein Standard geschaffen wird, müssen die verwendeten Mengeneinheiten entsprechend codiert und in einem vorgegebenen Format übermittelt werden.

Um dies zu gewährleisten, wurde zum einen die Eingabemaske der Mengeneinheiten Stammdaten / Mengeneinheiten um das Feld ZUGFeRD erweitert und zum anderen eine neue Tabelle ZUGFERDMEINHEIT integriert, welche alle ZUGFeRD-konformen Mengeneinheiten enthält.

Zuordnung der Steuerkategorie

Um eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen zu können, müssen die Steuerschlüssel in SelectLine einem Steuerfall in ZUGFeRD zugeordnet werden. Da es sich um einen Standard aus Deutschland handelt, gibt es hierzu noch keine entsprechende Schweizer Steuerfälle. Für die herkömmliche Umsatzsteuer sollte jedoch der Einheitssatz im Feld ZUGFeRD gewählt werden.

Eine Option für steuerbefreite Leistungen ist ebenfalls vorhanden. Ohne Zuordnung der Steuerschlüssel kann keine ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden. Ausserdem können nicht mehrere Steuerfälle in einer Rechnung vorhanden sein. Es können nicht steuerbefreite Steuerschlüssel und Steuerschlüssel mit Einheitssatz in der selben ZUGFeRD-Rechnung aufgeführt sein.

Auswahl der Kunden

Damit Kunden, die Ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format benötigen, diese auch im entsprechenden Format erhalten, müssen sie in den Stammdaten gekennzeichnet sein. Die Einstellung erfolgt in den Kundenstammdaten auf der Seite E-Rechnung. Hier muss zum einen der Typ auf ZUGFeRD-PDF E-Mail gestellt werden und zum anderen eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, an welche die entsprechenden Belege gesendet werden.

Zusammenfassung

Damit das Programm für ausgewählte Kunden die Belege im ZUGFeRD-Format erzeugt, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Zuordnung der ZUGFeRD-Einheit zu den Mengeneinheiten im Programm
• Einordnung der Steuerschlüssel in Steuerfälle
• Auswahl des benötigten PDF-Formats
• Einstellungen in den Kundenstammdaten

Hinweis: Da die zur Verfügung stehenden ZUGFeRD-Einheiten sehr begrenzt sind und es eine deutlich grössere Variation an genutzten Mengeneinheiten gibt, wurde an dieser Stelle ein Sonderhandling eingefügt. Mengeneinheiten, denen keine ZUGFeRD-Einheit zugeordnet werden kann, können trotzdem im Beleg verwendet werden. In diesem Fall wird bei der Erstellung der ZUGFeRD-Rechnung das Feld in der XML-Datei leer gelassen. Ersatzweise wird in diesem Fall der Positionstext um die Information der verwendeten Mengeneinheit ergänzt.