Mandantenland DE und AT (Skalierung Platin)

In diesem Kapitel werden länderspezifische Eigenheiten und Funktionen aufgezeigt, die ausschliesslich angewendet werden können und müssen, wenn bei der Eröffnung des Mandanten die Länder Deutschland oder Österreich zugewiesen wurden.

Seite D-A-CH und Eingabemöglichkeit der USt-ID und Steuernummer im Mandanten

Die Mandanteneinstellungen im Auftrag wurden um die Seite D-A-CH erweitert, in der die Steuernummern und USt-IDs für die Länder Deutschland und Österreich erfasst werden können. Dies ist in erster Linie notwendig, um die Online-USt-ID-Prüfung durchführen zu können. Beachten Sie, dass - bedingt durch die Struktur der Jahresdatenbanken - diese Felder im Auftrag gesondert erfasst werden müssen und diese sich nicht mit den allfällig schon bestehenden Einträgen des Rechnungswesen synchronisieren. Im Rechnungswesen werden diese Angaben auf der Seite Finanzamt in den Mandanteneinstellungen vorgenommen.

Schnittstellen Auftrag

Schnittstellen Deutschland

Mit dem Modul D-A-CH in der Skalierung Platin sind sämtliche notwendigen elektronischen Schnittstellen für die entsprechenden Behörden und Telefonverzeichnisse verfügbar:

• DATEV
• BMD
• KlickTel
• usw.

Die Schnittstellen-Programme befinden sich je nach Programm im Menü Schnittstellen / DATEV sowie Schnittstellen/Fibu-Export/Weitere….

DATEV - steht für den elektronischen Datenaustausch einer eingetragenen Genossenschaft mit beschränkter Haftpflicht gegenüber dem Steuerberater. DATEV kann auch für den Export in eine beliebige Finanzbuchhaltung oder Jahresabschluss angewendet werden.

Neben den bekannten Formaten OBE und KNE bietet die Schnittstelle auch das CSV-Format für Rechnungswesen und Auftrag an.

Es beinhaltet:

• Buchungssätze
• Kontenbeschriftungen
• Adressen

XML - Mit dem Format Datev-XML wurde der Datev-Export im Auftrag und im Rechnungswesen um die Möglichkeit erweitert, digitale Belege aus dem SelectLine-Archiv zu übermitteln.

BMD - steht für Büromaschinen für Datenerfassung und Aufbereitung und ist die gängige Lösung der Steuerberater und Unternehmen in Österreich und Deutschland.

klickTel - Die klickTel-Schnittstelle ist unter den Kontakten ersichtlich.

Schnittstellen Österreich

Mit dem Modul D-A-CH in der Skalierung Platin sind sämtliche notwendigen elektronischen Schnittstellen für die entsprechenden Behörden und Telefonverzeichnisse verfügbar:

• DATEV - steht für den elektronischen Datenaustausch einer eingetragenen Genossenschaft mit beschränkter Haftpflicht gegenüber dem Steuerberater. DATEV kann auch für den Export in eine beliebige Finanzbuchhaltung oder Jahresabschluss angewendet werden.
• RZL Win-Fibu - Dies ist eine österreichische Finanzbuchhaltungslösung
• BMD - steht für Büromaschinen für Datenerfassung und Aufbereitung und ist die gängige Lösung der Steuerberater und Unternehmen in Österreich und Deutschland
• dvo - ist neben BMD eine Lösung der Steuerberater und Unternehmen in Österreich
• klickTel - siehe oben

Die Schnittstellen-Programme befinden sich je nach Programm im Menü Schnittstellen / Fibu-Export / DATEV sowie Schnittstellen / Fibu-Export / Weitere….

Stammdaten und Belege Deutschland

E-Rechnung Deutschland

Die elektronische Rechnung ist ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse in der Auftragsbearbeitung. Dabei wird die klassische Papier-Rechnung durch eine elektronische Rechnung mit der gleichen Rechtswirkung ersetzt. Beachten Sie, dass es sich hierbei ausschliesslich um eine reine deutsche Anwendung handelt und nicht mit der Schweizer E-Rechnung gleichzustellen ist und daher auch nur im Mandantenland Deutschland verfügbar ist. Für das Versenden und Empfangen elektronischer Rechnungen gibt es rechtliche Rahmenbedingungen. Es wurde in den Kundenstammdaten ein neuer Bereich Kunden / E-Rechnung eingefügt. Über den E-Rechnung Typ wird die Art der E-Rechnung (derzeit nur PDF E-Mail) festgelegt, was einerseits kenntlich macht, welche Kunden eine Zustimmung gegeben haben und andererseits das Verhalten beim Drucken bzw. bei der Ausgabe von Rechnungen beeinflusst.

Stammdaten Rechnungswesen

Mandant

Buchungsjahr nur 12 Monate möglich Im Gegensatz zum Mandantenland Schweiz können bei der Eröffnung des Mandanten nur 12 Monate gewählt werden. D. h. der Spinbutton , um die Anzahl der Monate definieren zu können, bleibt ausgegraut. Hingegen können der Startmonat und die Anzahl der Abschlussperioden beliebig gewählt werden.

Personenkonto- mit Kunden-/Lieferantennummer synchronisieren - Ein wesentlicher Unterschied zu einer Schweizer Buchhaltung liegt in der OP-Verwaltung bzw. Kontenführung in dem JEDER Debitor / Kunde bzw. Kreditor / Lieferant als eigenes Konto geführt wird. Die Kontonummer entspricht somit der Kunden- bzw. Lieferantennummer. Dies wird bei der Eröffnung des Mandanten mit der Checkbox Personenkonto mit Kunden-/Lieferantennummer synchronisieren vorgeschlagen und ist in den Mandanteneinstellungen selbst unter Optionen im Bereich OP-Verwaltung als Konto- und Adressnummer synchronisieren nochmals ersichtlich und mutierbar. Es ist hierbei nicht relevant ob ein OPOS-Modul registriert ist oder nicht! Diese Arbeitsweise ist nicht zwingend, entspricht aber den gesteigerten Anforderungen der Deutschen Buchprüfer. Beispielsweise ist bei dieser Buchungsweise jedes Personenkonto mit seinem EB-Wert abstimmbar mit dem Bestand der offenen Posten.

Versteuerungsart / Versteuerungsmethode

Soll = Vereinbart

Wie bei der Methode vereinbart, wird die in Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer am 10. des Folgemonats zur Voranmeldung fällig. Um die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. die Elster-Meldung um vier Wochen hinauszuschieben, gibt es in Deutschland das Verfahren Antrag auf Dauerfristverlängerung, Anmeldung der Sondervorauszahlung.

Ist = Vereinnahmt

Bei der Versteuerungsart Ist wird die Umsatzsteuer aus Rechnungen zunächst, bis zur Bezahlung und somit bis zum Erhalt der Umsatzsteuer vom Kunden, auf ein Nicht-fällig- Konto gebucht. Bei Zahlungsbuchung ist der Steuerschlüssel anzugeben, mit welchem die Umbuchung auf das reguläre Umsatzsteuerkonto veranlasst wird. Die Steuer wird somit erst nach Zahlungseingang zur Anmeldung fällig. Diese Regelung betrifft derzeit Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von bis zu 500‘000.00 EUR erzielt haben. Die Ist-Versteuerungsart betrifft zudem nur die Ausgangs- aber nicht die Eingangsrechnungen.

Handelsbilanz / Steuerbilanz

Die Handelsbilanz dient als Informationsgrundlage für Investoren, zukünftiges Personal oder für Banken. Sie soll die tatsächliche wirtschaftliche Lage des Unternehmens widerspiegeln. Gesetzliche Vertreter von Kapitalgesellschaften haben daher den Jahresabschluss beim Bundesanzeiger elektronisch einzureichen.

Hinweis: Schnittstelle XBRL in deutschem Rechnungswesen-Mandanten.

Die Steuerbilanz kann von der Handelsbilanz abweichen, muss aber nicht. Das Deutsche Steuerrecht sieht verschiedene Massnahmen vor, um Unternehmen, z.B. in der Gründungsphase, zu entlasten. Dazu gehören beispielsweise Sonderabschreibungen, die nach aktueller Gesetzeslage jedoch nur Auswirkung auf den Gewinn in der Steuerbilanz haben dürfen. Die Handelsbilanz bleibt von diesen Steuersparmassnahmen unberührt.

In den Optionen der Deutschen Mandanteneinstellungen gibt es für die Differenzierung bzw. die gesonderten Buchungen in der Steuerbilanz den zusätzlichen Bewertungskreis für Steuerbilanz. Nach Aktivierung der Option erscheint im Buchungsdialog ein zusätzliches Feld für die Eingabe des Bilanztyps. Der Bilanztyp steht bei jeder neuen Buchung standardmässig auf H, weil dies der gängige Buchkreis ist. Ebenso können die Vortragsbuchungen mit beiden Werten erfasst werden.

H = Handelsbilanz
S = Steuerbilanz (muss pro Steuerbilanz-Buchung mit einem "S" modifiziert werden)

In diversen Auswertungen stehen damit die Bereiche Handelsbilanz, Steuerbilanz und Überleitung zur Auswahl. Die Überleitung zeigt lediglich die Differenzen, die zwischen beiden Bilanzen bestehen.

Hinweis: Schnittstelle E-Bilanz in deutschem Rechnungswesen-Mandanten.

Bilanzierung / EU-Rechner

In Deutschland sind Unternehmen nach bestimmten Massgaben verpflichtet, zu bilanzieren. Von der Bilanzierung bzw. Buchführungspflicht befreit sind Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500‘000.00 EUR Umsatz und 50‘000.00 EUR Jahresüberschuss (Gewinn) aufweisen.

Befreite Unternehmen erstellen neben einer Verkürzten Bilanz, die lediglich das Anlagevermögen führt, eine Gewinnermittlung auf, die als Besteuerungsgrundlage für die Einkommenssteuer dient. Diese Gewinnermittlung nennt man Einnahmen- / Überschussrechnung (EÜ).

Hinweis: Unter Stammdaten / Anpassung kann ein deutscher Mandant von Bilanzierer auf EÜ-Rechner umgestellt werden. In den Stammdaten und Auswertungen stehen damit die entsprechenden Kontenpläne zur Verfügung.

Konten

Sammelkonto - In der Theorie würden nun sämtliche Debitoren und Kreditoren auch in der Bilanz einzeln erscheinen, was aber nicht erforderlich ist. Um dies wieder kompakt auszuweisen, wurde auf der Seite Konto die Funktion eines Sammelkontos geschaffen. Sämtliche Konten vom Typ Debitor und Kreditor (mit Ausnahme der im nachfolgenden Kapitel geschilderten Automatikkonten), können einem solchen Sammelkonto zugeordnet werden und weisen die Zuordnung keine auf.

Hier ist ersichtlich, dass im ersten Bild Sammelkonto der Debitor SelectLine Software AG einzeln ohne Zuordnung (nicht mutierbar) mit dem Typ Debitor erfasst ist und sich dadurch die Möglichkeit der Zuordnung zu einem Sammelkonto ergibt. Das Sammelkonto im unteren Printscreen hingegen lässt keine Zuordnung, Typ und Sammelkonto-Eingabe zu.

Hinweis: Der Valutaausgleich erfolgt nur über ausgeglichene Forderungen / Verbindlichkeiten.

Automatikkonten

Im Gegensatz zu einem Schweizer Mandanten, der nur aus den fünf Automatikkonten für Skonto und Eröffnung besteht, beinhalten die Mandantenländer Deutschland und Österreich zusätzlich ein sogenanntes Summenvortragskonto sowie die Definition der Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren. Hierbei wird einerseits festgelegt, welches die Standardkonten sind und andererseits können diese mit weiteren (alternativen) Konten mit ergänzt bzw. mit gelöscht werden. Die Zuordnung bewirkt, dass der Typ beim entsprechenden Konto automatisch auf Debitor bzw. Kreditor geändert und ausgegraut wird.

Kontenplan

Gliederung - Die Gliederung der mitgelieferten Deutschen Kontenpläne ergibt sich aus den gesetzlichen Vorgaben aus dem Deutschen Handelsgesetzbuch (HGB) § 266 und § 275. Die Darstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung ist dort festgelegt. Werden zudem eigene Darstellungen gewünscht, empfehlen wir, den Kontenplan unter neuem Namen zu speichern und zu mutieren.

Kontengruppen (von Konto…bis Konto…) - Im Gegensatz zum Mandantenland Schweiz werden hier die Konten im Kontenplan gruppenweise zusammengefasst. Dies ist zwar im Mandantenland Schweiz auch möglich, wird aber selten genutzt, da in der Praxis stets jedes Konto im Kontenplan einzeln eingefügt und dargestellt wird.

Anwendung und Schnittstellen im Rechnungswesen

Dialogbuchen

Durch die Wahl des Mandantenlandes Deutschland und Österreich ändern sich auch gewisse gesetzliche Grundlagen betreffend Art und Möglichkeit der Korrekturen von Buchungen.

Stornieren statt Löschen, F8 - Buchungen können bzw. dürfen nicht mehr gelöscht oder mit Ausnahme des Buchungstextes korrigiert, sondern nur noch storniert werden! Durch die Betätigung des für in der Schweiz üblichen Icons oder der Funktionstaste [F8] um eine Buchung zu löschen, erscheint automatisch die Abfrage, ob die Buchung storniert werden soll. Beachten Sie hierzu auch noch den Printscreen beim Thema Generalumkehr.

Stornieren statt Korrigieren - Wird eine bereits getätigte und abgespeicherte Buchung wieder in den Bearbeitungsmodus genommen um eine Korrektur anzubringen, erfolgt zwar eine Abfrage, ob der Buchungssatz geändert werden soll – dieser wurde aber storniert und ein neuer korrigierter erstellt.

Generalumkehr, negatives Vorzeichen - Es ist ebenfalls nicht zulässig, konventionelle Buchungen mit einem negativen Vorzeichen zu erstellen. Wird vor dem Betrag ein Minus gesetzt, ändert automatisch die Anordnung von Soll / Haben zu Haben / Soll.

Die Buchung wird jetzt zwar mit einem negativen Vorzeichen gespeichert – aber durch den Soll- / Haben-Tausch wieder korrekt umgekehrt.

Minusbuchung - Soll dem entgegengewirkt und eine effektive Minusbuchung erstellt werden, geschieht das über die Funktion Generalumkehr, die in den Einstellungen und Zusatzfunktionen unter Buchung ersichtlich ist. Ebenfalls hier ist ersichtlich, dass die Funktion Löschen und Bereich löschen fehlt.

Bevor eine Minusbuchung erstellt wird, muss zuerst Neu Generalumkehr angewählt werden, was mit dem Vermerk Generalumkehrbuchung in roter Farbe in der Buchungsmaske ersichtlich ist. Die Buchung wird konventionell wie eine Minusbuchung erstellt und abgespeichert – jedoch ohne Vorzeichen!

Im Kontoauszug ist nun die Buchung mit einem negativen Vorzeichen ersichtlich. Durch die Funktion Generalumkehr generiert das System automatisch das nötige negative Vorzeichen. Nach dem Abspeichern der Buchung wechselt die Buchungsmaske wieder in den konventionellen Eingabemodus zurück.

Kein Soll-/ Haben-Tausch im Buchungsstapel möglich. Verdichten Buchungsstapel - Aufgrund dieser Buchungsrichtlinien fehlt im Buchungsstapel in den Einstellungen und Zusatzfunktionen die im Mandantenland Schweiz verfügbare Funktion Soll / Haben tauschen. Dafür steht eine weitere Funktion zur Auswahl, die eine Verdichtung von Buchungen innerhalb des Stapels zulässt.

Diese verfügt über folgende gemeinsame Kriterien:

• Belegnummer
• Personenkonto
• Valutadatum

Generalumkehrbuchung in Kostenrechnung - Es entsteht dadurch ein neuer Stapel mit der Bezeichnung Verdichtet von…, und die originalen Einfachbelege werden entfernt. Dieser Vorgang wird vor allem im Bereich des DATEV-Importes angewendet, da dort keine Sammelbuchungen generiert und die importierten Einzelbelege so zusammengefasst werden können. Werden KOST-Buchungen durch Generalumkehr berichtigt, besteht nun die Möglichkeit, die Gliederung nicht nach Soll und Haben sondern nach Kosten fix, variabel und nach Umsatz erfolgen zu lassen. Dafür steht die Auswertung Kostenrechnung / Kostenstellen / Kostenstellenblatt zur Verfügung. Somit besteht die Möglichkeit, die Kosten und die Umsätze für die Kostenstelle detaillierter darzustellen.

Die Kosten werden für die Kostenstelle entsprechend korrekt, in einer Summe verringert, ausgewiesen.

Ebenso werden die Umsätze für die Kostenstelle korrigiert in einer Summe ausgewiesen.

Schnittstellen Deutschland

Mit dem Modul D-A-CH in der Skalierung Platin sind sämtliche notwendigen elektronischen Schnittstellen für die entsprechenden Behörden verfügbar:

• DATEV
• FinanzOnline
• Elster
• IDEA
• XBRL
• E-Bilanz

Die Schnittstellen-Programme befinden sich im Menü Schnittstellen / Datev sowie Schnittstellen / Export und Schnittstellen / E-Bilanz.

DATEV - Zusätzlich steht im Rechnungswesen die Möglichkeit des Datev-Importes im CSV- oder OBE/KNE-Formates zur Verfügung.

ELSTER - Die Einstellungen für ELSTER werden in den Programmeinstellungen im Applikationsmenü, auf der entsprechenden Seite ELSTER vorgenommen.

IDEA - IDEA steht für Interactive Data Extraction and Analysis und ist eine aus Kanada stammende, seit über 20 Jahren auf dem Markt befindliche Software zur Analyse grosser Datenmengen. Die Schnittstelle IDEA stellt die Buchungsdaten in einem Format bereit, welches deutsche Buchprüfer mit gängigen Prüfprogrammen einlesen können.

XBRL - steht für eXtensible Business Report Language und ist eine auf XML basierende Sprache, mit der elektronische Dokumente im Bereich der Finanzberichterstattung erstellt werden. Insbesondere werden Jahresabschlüsse in dieser Sprache generiert.

Mit der Schnittstelle XBRL kann die Deutsche Handelsbilanz an den Bundesanzeiger übermittelt werden. Die Handelsbilanz dient, anders als die Deutsche Steuerbilanz, nicht als Grundlage der Besteuerung (Einkommenssteuer), sondern ist die Informationsgrundlage für Investoren, zukünftiges Personal oder für Banken.

E-Bilanz und OptiTax, SQL-Benutzer OptiTax - Als Elektronische Bilanz oder E-Bilanz wird in Deutschland die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet. Grundsätzlich sind die Inhalte der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Für das erste Wirtschaftsjahr, das nach dem 31. Dezember 2011 beginnt, wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für dieses Jahr noch nicht durch Datenfernübertragung übermittelt werden. Eine Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung können in diesen Fällen in Papierform abgegeben werden. Beachten Sie in dem Zusammenhang das Deutsche Einkommenssteuergesetz §5. Die E-Bilanz muss für das Jahr 2013 elektronisch übermittelt werden und somit über vollständig korrekte OptiTaxBuchungsdaten verfügen. Für die Übermittlung wird das zusätzliche Tool OptiTax benötigt. Zudem wird zusätzlich automatisch ein entsprechender SQL-Benutzer SL_OptiTax angelegt.

Schnittstellen Österreich

Mit dem Modul D-A-CH in der Skalierung Platin sind sämtliche notwendigen elektronischen Schnittstellen für die entsprechenden Behörden verfügbar:

• FinanzOnline
• DATEV
  
• IDEA
• GDPdU
• E-Bilanz
• ERV-Jab
• BMD

Die Schnittstellen-Programme befinden sich im Menü Schnittstellen / Datev und Schnittstellen / Export Export.

DATEV - Zusätzlich steht im Rechnungswesen die Möglichkeit des Datev-Importes im CSV- oder OBE/KNE-Formates zur Verfügung.

FinanzOnline - Für die elektronische Übertragung der österreichischen Umsatzsteuervoranmeldung im vorgeschriebenen Format dient das Programm FinanzOnline. Die Einstellungen für FinanzOnline werden in den Programmeinstellungen im Applikationsmenü auf der entsprechenden Seite FinanzOnline vorgenommen.

GDPdU - steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen und entspricht weitreichend IDEA. GDPdU steht für die Berechtigung des Zugriffes auf die Daten durch die Finanzverwaltung im Rahmen der Aussenprüfung zur Verfügung.

Die GDPdU-Schnittstelle stellt die Buchungsdaten in einem Format bereit, welches österreichische Buchprüfer mit gängigen Prüfprogrammen einlesen können.

E-Bilanz und OptiTax, SQL-Benutzer OptiTax

Siehe separates Kapitel zu diesem Thema.

ERV-JAb - steht für Elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen an das Firmenbuch. Auch für Österreich gibt es die Trennung Handelsbilanz und Steuerbilanz. Hier wird die Handelsbilanz übermittelt.

BMD - steht für Büromaschinen für Datenerfassung und Aufbereitung und ist die gängige Lösung der Steuerberater und Unternehmen in Österreich und Deutschland.

Anlagenbuchhaltung

Das Programm Anlagenbuchhaltung unterscheidet sich in sehr vieler Hinsicht zu einer schweizerischen Anwendung. Der massgebende Hauptunterschied liegt darin, dass in den Mandantenländern D und A keine Abschreibungssätze erfasst werden können, sondern sich die Abschreibungsbeträge (egal ob linear oder degressiv) anhand einer vorgegebenen Nutzungsdauer ergeben. Diese wird in Form einer Tabelle (AfA) mitgeliefert. Wir gehen an dieser Stelle kurz zusammengefasst auf die wichtigsten Unterschiede ein, welche in den Mandantenländern D und A zusätzlich vorzufinden sind:

Abschreibungsarten

• Gebäude linear und Gebäude degressiv
• Keine Eingabe von Abschreibungssätzen, da sich ein solcher aufgrund einer vorgegeben Nutzungsdauer automatisch errechnet

Sonderabschreibungsarten - Zusätzliche Abschreibung mit Möglichkeit der Eingabe eines Abschreibungssatzes

AfA-Tabelle - Tabelle nach Branchen der Nutzungsdauer der entsprechenden Wirtschaftsgüter

Preisindizes - Festlegung von verschiedenen Preisindizes, die der Anlage hinterlegt werden können

Abschreibungskreise Handelsbilanz und Steuerbilanz - Analog zur Finanzbuchhaltung können auch in der Anlagenbuchhaltung Bewegungen nach Handels- und Steuerbilanz getrennt geführt werden.

Bankassistent

Da in Deutschland und Österreich der ESR-Einzahlungsschein unbekannt ist, werden die Zahlungseingänge mittels einem Bankkontoauszug und entsprechenden OP-Kennzeichnungen / Zuordnungen über den Bankassistent vorgenommen und verbucht. Aus diesem Grund sind sehr viele Funktionen oder Neuerungen im Bankassistent primär für die Mandantenländer Deutschland und Österreich von Nutzen.

Stammdaten Übergreifend

Onlineprüfung von USt-ID's

In den Kunden- und Lieferantenstammdaten als auch bei der Beleg- und Buchungserfassung können Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IDs) über eine Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) online validiert werden. Zudem kann zum späteren Nachweis eine amtliche Bestätigungsmitteilung für die Ablage in den eigenen Unterlagen angefordert werden.

Dazu wurde die USt-ID-Eingabe um eine Schalterfunktion erweitert:

• Prüfhistorie: zeigt alle historischen Prüfungen an
• Online-Prüfung: Öffnet den Prüfdialog
• Manuell geprüft: Setzt die USt-ID auf manuell geprüft