FAQ - Digitale Belege

Schnittstellen / Digitale Belege/ FAQ

Diese FAQ basieren auf der Version 24.2.3 des SelectLine Auftrags

1. Information zur FAQ

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hat die Geschäftsprozesse vieler Unternehmen grundlegend verändert. Um Unternehmen bei der effizienten Nutzung von digitalen Belegen zu unterstützen, bietet der SelectLine Auftrag umfassende Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung und Archivierung dieser Belege. In den folgenden FAQ beantworten wir wichtige Fragen zur Nutzung der digitalen Belege, erklären die rechtlichen Anforderungen, die unterstützten Formate wie ZUGFeRD und XRechnung und geben praktische Hinweise zur Konfiguration und Implementierung.

2. Welche ZUGFeRD-Formate werden unterstützt

Der SelectLine Auftrag bietet eine Vielzahl von Formaten für die elektronische Rechnungsstellung, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern gerecht zu werden. Hier eine Übersicht der nach DIN EN 16931 verfügbaren Formate:

• ZUGFeRD 2.0 (veraltet)
  Eine Weiterentwicklung von ZUGFeRD 1.0, die den erweiterten Bedürfnissen gerecht wird. Dieses Format ist besonders in Deutschland etabliert und wird sowohl von Endkunden als auch von Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern genutzt.
• ZUGFeRD 2.1 (veraltet)
  Dieses Format baut auf ZUGFeRD 2.0 auf und hat eine noch breitere Akzeptanz gefunden. Es wird nicht nur in Deutschland, sondern auch in Frankreich von Endkunden, Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern verwendet.
• XRechnung
  Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares Format, das den Anforderungen der deutschen Gesetzgebung entspricht. Es wird von Endkunden, Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland genutzt und gewährleistet eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten.
• ZUGFeRD XRechnung
  Ein Format, das die Vorteile von ZUGFeRD mit den spezifischen Anforderungen der XRechnung kombiniert. Es wird gleichermaßen in Deutschland und Frankreich eingesetzt und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben der elektronischen Rechnungsstellung.

Wichtiger Hinweis

Für eine zukunftssichere Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung werden ausschliesslich die aktuellen Formate "ZUGFeRD XRechnung" und "XRechnung" von SelectLine weiterhin aktualisiert und unterstützt. Unternehmen sollten daher frühzeitig auf diese Formate umsteigen, um den gesetzlichen Anforderungen und den technischen Standards gerecht zu werden.

3. Warum wird der Steuerschlüssel beim Import nicht erkannt? Wo muss er eingetragen werden?

Für E-Rechnungen müssen eindeutige Steuerkategorien angegeben werden. Sind diese nicht hinterlegt, ist ein Import nicht möglich. Unter Stammdaten/ Steuerschlüssel im Bereich Konstanten muss einem Steuerschlüssel eine nach EU-Norm gültige E-Rechnungs-Kategorie zugeordnet werden. Für jeden zur Verwendung geplanten Steuerschlüssel muss eine E-Rechnungskategorie hinterlegt werden.

Folgende E-Rechnungs - Kategorien stehen zur Verfügung:

• Einheitssatz
• Innergemeinschaftliche Lieferung
• Revers Charge
• Steuerbefreit
• Nullsteuer-Waren
• Unbesteuerte Dienstleistungen

4. Warum werden die Artikel nicht erkannt?

Wie stelle ich eine Verbindung von meinem Artikelstamm zu dem des Lieferanten her? Damit ein Artikel beim Import eindeutig erkannt wird, muss die eigene Artikelnummer mit der des Lieferanten verknüpft werden. Dies erfolgt entweder über die EAN (Europäische Artikelnummer) /die GTIN Global Trade Item Number) oder die Bestellnummer des jeweiligen Lieferanten. Die GTIN (früher EAN) kann über Stammdaten/Artikel auf der Seite Artikel in das Feld GTIN eingetragen werden. Die Bestellnummer (Artikelnummer des Lieferanten) wird in den Lieferantenbeziehungen (Stammdaten -> Artikel -> Einkauf Bereich Konditionen) hinterlegt.

5. Was ist eine Leitweg-ID und wo kann ich sie hinterlegen?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die der Rechnungsempfänger dem Rechnungsaussteller zuordnet. Sie dient als Referenznummer im Kontext von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und hat sich als Standardbegriff etabliert. Deshalb nutzen auch wir diesen Begriff.

6. Es wurde kein Lieferant gefunden? Wie werden Lieferanten ermittelt?

Für E-Rechnungen können Lieferanten eindeutig über drei verschiedene Identifikatoren zugeordnet werden: Leitweg-ID, Global Location Number (GLN) oder eine individuell definierte Nummer (Eigene Kunden-Nr.), die vom Lieferanten vergeben wird.

Die Leitweg-ID kann in Stammdaten/Lieferanten auf der Seite Digitale Belege im Feld Leitweg-ID eintragen werden. Die GLN und die Eigene Kunden-Nr. wird unter Stammdaten/Lieferanten auf der Seite Adresse in die jeweiligen Felder eingetragen.

7. Das Feld Zahlungsbedingungen ist leer – welche Einstellungen müssen getroffen werden?

Im Bereich Stammdaten > Zahlungsbedingungen muss der entsprechende Zahlungsmittelcode (UNTDID-Code) ausgewählt werden. Dies betrifft sowohl Lastschrift- als auch Überweisungsoptionen

- Für Lastschrift:
Zahlungsmittelcodes (UNTDID-Codes) 31, 49, oder 59.
Es werden die Kontodaten der Bankverbindung des Kunden im Beleg verwendet.

- Für Überweisungen:
Zahlungsmittelcodes (UNTDID-Codes) 30, 45 oder 58.
Es wird die IBAN aus dem im Beleg hinterlegten Bankbezug verwendet.

Über den 3-Punkte Schalter im Feld Zahlungsmittelcode öffnet sich eine Liste mit allen verfügbaren UNTDID-Codes. Hier kann ein Steuerberater helfen, einen passenden Code auszuwählen.

8. Warum wird mir der Import-Button für digitale Belege nicht angezeigt?

Um die digitalen Belege vollumfänglich nutzen zu können, muss die Berechtigung für den Import von E-Rechnungen aktiv sein. Die notwendige Einstellung im SelectLine Server erfolgt unter:

Benutzerverwaltung -> Berechtigungen -> Funktionen -> Auftrag -> Importe -> E-Rechnung

Ist diese Berechtigung gesetzt, steht der Importdialog auf der Seite Schnittstellen im Bereich Digitale Belege zur Verfügung.

Diese FAQs werden mit weiteren Antworten auf häufige Fragen regelmäßig aktualisiert.