Jahreswechsel

Mit dem Jahreswechsel unter Applikationsmenü / Wartung generieren Sie einen neuen Buchungszeitraum.

Gleichzeitig wird Ihnen eine Übernahme von Konten, Salden und Budgets angeboten. Die Salden können Sie als Vorträge übernehmen, auch wenn das vorige Buchungsjahr noch nicht endgültig abgeschlossen ist.

Der Jahreswechsel-Dialog ermöglicht dem Anwender gezielt Vorgaben für das neue Buchungsjahr zu machen. Zudem kann der Buchungszeitraum des neuen Buchungsjahres auf einfache Weise verkürzt oder wahlweise auf bis zu 12 Buchungsperioden erweitert werden.

Die Steuerung der zu übernehmenden Stammdaten erfolgt, zur besseren Verständlichkeit, weitestgehend durch Auswahllisten.

Für die Stammdaten der Kostenrechnung gibt es die Möglichkeiten, diese nur zu übernehmen, wenn sie verwendet wurden bzw. gesperrte Daten von der Übernahme auszuschliessen.

Es ist möglich, den Abgleich mit dem Vorlagemandanten in die Übernahme neuer Stammdaten und die Aktualisierung bestehender Kontenbezeichnungen zu trennen. So können individuell verwendetet Konten von der Aktualisierung ausgenommen werden.

Eine separate Funktion bietet die Möglichkeit, auch für die Kostenstellen die Salden in das Folgejahr zu übertragen. Der Anwender kann nun bereits auf Kostenstellenebene jahresübergreifend Projekte verwalten und Auswertungen erstellen.

Der erste Jahreswechsel muss als „sa“ durchgeführt werden. Für die wiederholten Jahresübernahmen genügen Benutzer ohne Administratorrechte.

Der Jahreswechsel kann beliebig oft wiederholt werden. Dabei werden die sich evtl. ergebenden Differenzen verbucht.

Übernahme Stammdaten aus dem Vorjahr

Mit dem Jahreswechsel werden übernommen:

• Konten
  "alle Konten": Alle Konten aus dem Vorjahr werden in das neue Jahr übernommen.
  "Nur gebuchte Konten": Nur jene Konten, die im Vorjahr gebucht wurden, werden übernommen.
  "Keine Übernahme": Es werden keine Konten übernommen.

• Kostenstellen / Kostenträger (nur bei aktivierter Kostenrechnung)
  "Alle Kostenstellen / Kostenträger": Alle Kostenstellen / Kostenträger aus dem Vorjahr werden in das neue Jahr übernommen.
  "Nur ungesperrte Kostenstellen / Kostenträger": Nur jene Kostenstellen / Kostenträger, die nicht gesperrt sind (kein Eintrag im Feld „Eingabesperre ab“), werden übernommen.

Übernahme aus dem Vorlagemandant

Im Rahmen des Jahreswechsels kann die Datenaktualisierung durchgeführt werden.

• Neue Stammdaten hinzufügen
  Neue Stammdaten aus dem verwendeten Vorlagemandant werden hinzugefügt.

• Bestehende Kontenbezeichungen aktualisieren
  Die Kontenbezeichnungen werden aktualisiert.
  Nur Originalkontenbezeichnungen werden ggf. durch veränderte Kontenbezeichnungen des Vorlagemandanten ersetzt.
  Individuelle Kontenbezeichnungen bleiben erhalten.

• Die Datenaktualisierung öffnet sich auf Seite 2 des Assistenten. Hier können alle bevorstehenden Aktualisierungen eingesehen und ggf. unterbunden werden.