Datenreduktion

Wenn Sie schon mehrere Jahre mit dem SelectLine Auftrag arbeiten und dabei sehr viele Bewegungsdaten (Belege, Belegpositionen, Offene Posten, Lagerdaten) erzeugt haben, können Sie Ihren Datenbestand mit dieser Funktion unter Applikationsmenü  / Wartung / Auftrag / Datenreduktion oder Mandant / Daten / Datenreduktion reduzieren.

Die Daten in der Statistik bleiben erhalten, so dass entsprechende Auswertungen auch mit Vorjahresvergleichen möglich sind.

Zeitraum festlegen

Löschen aller Bewegungsdaten bis einschliesslich - Bis zu dieser Angabe (Monat und Jahr) werden bei der Fertigstellung der Datenreduktion die Bewegungsdaten komplett gelöscht.

Offene Posten, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht oder nicht vollständig ausgeglichen sind, werden auf den darauf folgenden Tag datiert und erhalten den Text Datenreduktion bis tt.mm.jjjj.

Der Zeitpunkt der Datenreduktion wird vom Programm automatisch mit dem letzten Monat des letzten Jahres vorbelegt.

Nur Belege ohne Umsatz löschen - Mit dieser Option ist es möglich, eine Datenreduktion für alle Nichtumsatzbelege komplett oder einzeln nach Belegtyp durchzuführen. 

Datensicherung für der Reduktion ausführen (Empfohlen!) - Zu Ihrer Sicherheit ist es zu empfehlen, eine Sicherung des aktuellen Datenbestandes erstellen zu lassen. So können Sie diese unter einem anderen Mandantennamen rücksichern und somit auch auf alte Belegdaten zurückgreifen.

Hinweis: In den SQL-Programmversionen sind für diesen Menüpunkt die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich.

Offene Belege bearbeiten

Seite Belegtypen auswählen (nur bei Datenreduktion von Nichtumsatzbelegen)

Markieren Sie in der folgenden Maske die gewünschten Belegtypen komplett oder einzeln durch setzten des Hakens.

Offene Belege

Zum Zeitpunkt der Datenreduktion müssen alle zu löschenden Belege, die keine Umsatzbelege (Rechnung, Eingangsrechnung) sind, den Übernahmestatus vollständig übernommen haben.

Der Zeitpunkt sollte deshalb so gewählt werden, dass einerseits ein grosser Effekt (viele Daten können gelöscht werden) eintritt, andererseits nicht sehr viele relativ aktuelle Belege mit dem Übernahmestatus offen vorhanden sind.

Wenn solche Belege existieren, werden diese in der folgenden Maske angezeigt und können durch eine nachträgliche Bearbeitung oder sofort manuell erledigt werden.

Auf der linken Seite werden in Baumstruktur alle Belegtypen, auf  der rechten Seite in der Liste die dazugehörigen Belege angezeigt.

Ein Doppelklick auf den Beleg öffnet diesen aus der Liste zur Bearbeitung.

• Sie können die markierten Belege manuell erledigen.
• öffnet die ausgewählten Belege zum bearbeiten.

Sind noch offene Belege vorhanden erscheint nachfolgende Fehlermeldung.

Sie können die entsprechenden Belege mit oder erledigen.

Wenn alle Belege den Status erledigt haben, können Sie den Schalter betätigen und gelangen so zur Fertigstellung.

Fertigstellen

Bevor die Datenreduktion startet, wird vom Programm automatisch eine Datensicherung durchgeführt, wenn die Option dazu aktiviert wurde. Der entsprechende Dateiname des Archivs wird Ihnen hierbei angezeigt.

Die Belegpositionen aus Umsatzbelegen werden in einer gesonderten Datei archiviert. Sie werden in einer Übersicht, wie auch in der Historie, beim Kunden, Lieferanten und im Artikel auf der Seite Vortrag angezeigt.

Belege und Positionen aus Nichtumsatzbelegen werden aus dem System gelöscht.